Il metodo delle 5 S nella Lean Aziendale

Il metodo delle 5 S nella Lean Aziendale è un metodo sistematico e ripetibile per l’ottimizzazione e il miglioramento delle performance operative.

Oggi più che mai è fondamentale adottare una metodologia 5s lean perché nella situazione economica destabilizzata e fortemente concorrenziale in cui viviamo, le aziende non devono solo correre più veloce, ma anche spingersi oltre. Per mantenere una leadership di mercato, nei confronti dei concorrenti, è fondamentale focalizzare la propria attenzione sulla gestione dei processi produttivi e sulla supply chain.

Per questi motivi oggi sono molte le imprese che stanno trasformando i propri processi produttivi di massa (a lotti) in sistemi più snelli a flusso continuo (in giapponese lean production, produzione snella) in grado di aumentare la soddisfazione del cliente in termini di qualità, costo e delivery.

I vantaggi della produzione snella e del metodo 5s lean in azienda

Per qualità non si intende solamente quella dei prodotti/servizi finiti ma anche quella dei processi che intervengono nella loro realizzazione/erogazione. Per costo si intende quello totale di progettazione, produzione, commercializzazione ed assistenza. Mentre per delivery si intende la consegna del prodotto/servizio entro i termini concordati e con la qualità concordata con il cliente.

Poiché una produzione snella è tirata dal cliente, i prodotti ed i servizi sono realizzati nelle giuste quantità, per tempo, nelle giuste condizioni e mantenendo alto il livello della qualità.

Per comprendere appieno l’importanza dell’adozione delle 5 S in azienda proponiamo questa riflessione: 

Separazione, ordine e pulizia sono possibili solo dopo che la fabbrica ha raggiunto un certo livello di eccellenza o sono le condizioni necessarie per raggiungerlo?

Per le nostre PMI cresciute spesso dal niente, forti solo di una grande idea del fondatore e della sua forza sostenuta nel tempo, la risposta può non essere scontata. Ma nel tempo le condizioni di mercato sono cambiate drasticamente: oggi spesso non è più sufficiente fare del proprio meglio e metterci il massimo dell’impegno. Oggi servono strumenti e strategie capaci di supportare le turbolenze del mercato.

Il punto di partenza per raggiungere un certo livello di eccellenza è l’introduzione di metodi che mirano al miglioramento delle performance operative attraverso l’ottimizzazione l’ottimizzazione degli standard di lavoro: la metodologia 5 S racchiude tutto questo.

Le 5 S sono il primo passo verso la “Fabbrica Visuale” e sono la base per le successive attività di miglioramento.

Vediamo uno ad uno i benefici dell’applicazione del metodo:

• Sicurezza: l’applicazione delle 5 S rende il posto di lavoro più sicuro;
• Ergonomia: la disposizione di attrezzature e materiale risulta migliore;
• Qualità: migliora il processo e di conseguenza il prodotto;
• Risorse: si favorisce la comunicazione e quindi il coinvolgimento;
• Spazio: niente occupa più volume della disorganizzazione.

Non è snella l’azienda che taglia in modo sistematico e indiscriminato spese e consumi diretti, bensì quella che, dopo aver individuato con chiarezza il valore per il cliente, focalizza su di esso i prodotti, i processi, le risorse e l’organizzazione in modo da attuare solo azioni e investimenti efficaci, eliminando invece quelli che non creano valore aggiunto.

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Cos’è il metodo 5 S?

E’ un programma di attuazione dei principi 5 S che aiuta l’azienda a raggiungere l’eccellenza operativa tramite il miglioramento del posto di lavoro: ordine, organizzazione e pulizia. Trattasi di attività semplici ma non banali e scontate.

L’applicazione delle 5 S coinvolge l’intera fabbrica mediante una serie di attività pratiche sul posto di lavoro.

Ecco alcune linee guida che possiamo definire dei veri e propri “trucchi del mestiere” per introdurre e applicare nel modo corretto la metodologia:

• L’approccio è sia dall’alto (top-down) che dal basso (buttom-up)
• La comunicazione dell’avvio di un 5 S training va fatta attraverso un momento formale in cui tutto il personale è invitato a partecipare.

Il sistema o metodo 5 S si realizza seguendo cinque fasi distinte e sequenziali Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

 

 

Requisiti per applicare la metodologia 5 S

L’organizzazione ed il lavoro di squadra sono alla base del successo di questa metodologia.

Le 5 S Lean Aziendale si realizzano con il contributo di tutti (operai, capo produzione, tempi e metodi, progettazione…) ma è fondamentale stabilire delle precise responsabilità per garantire la corretta applicazione.

Gli attori principali sono:

• Responsabile della sicurezza: ricorda le regole di sicurezza, dà il via e lo stop alle attività e vigila che tutto sia a posto alla fine di un cantiere.
• Animatore: recupera tutte le segnalazioni di anomalia attraverso cartellini, e si occupa di trasmettere le informazioni ai reparti di competenza.
• Fotografo: garantisce la “memoria” di quello che era l’area prima di implementare le 5 S.

In questo processo occorre assegnare le responsabilità ponendo particolare attenzione al ruolo dell’animatore, che deve essere il riferimento per tutto il team.

Benefici del metodo 5 S sulla Lean Aziendale

Criterio guida, da considerarsi alla base per l’implementazione del Toyota Production System (TPS), è il metodo delle “5 S” (cinque “s”) che permette una gestione più ordinata e standardizzata della postazione di lavoro, l’incremento della sicurezza, la riduzione del tempo di ricerca degli oggetti, il miglior utilizzo degli spazi ed una migliore visione dal punto di vista d’immagine e comunicazione.

L’obiettivo di questa metodologia è la visual management, ovvero la definizione e l’implementazione dei sistemi di gestione a vista per la diffusione ed il controllo della fabbrica.

Il metodo 5 S vede le proprie origini all’inizio degli anni Novanta, grazie a due guru giapponesi del Lean Thinking (pensioro snello), Takashi Osada e Hiroyuki Hirano.

Il termine 5 S deriva da cinque tappe:

1. Seiri: separare il necessario dal superfluo, eliminando tutto ciò che non viene usato.
2. Seiton: ordinare e organizzare, disponendo in modo efficiente ed ordinato ogni cosa “un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto”.
3. Seison: pulire e controllare le postazioni, le apparecchiature e gli attrezzi di lavoro in modo da cogliere eventuali anomalie.
4. Seiketsu: standardizzare e migliorare le procedure di lavoro, l’organizzazione e le attività di pulizia creati.
5. Shitsuke: sostenere il miglioramento continuo con audit sistematici per monitorare il livello raggiunto e per l’individuazione di nuovi obiettivi.

Se nel Gemba (termine giapponese per definire il luogo dove si crea valore) non vi è traccia di 5s l’azienda sarà con tutta probabilità segnata da inefficienza, scarsa autodisciplina, scarsa qualità e difficoltà nel rispettare i termini di fornitura convenuti con i clienti.

Come attivare un percorso 5S Lean in azienda a misura di PMI

Per quanto il principio alla base del metodo 5s sia semplice (ridurre tutti gli sprechi per aumentare gli utili, migliorando le performance verso i clienti) lo stesso Tahichi Ono della Toyota da cui il metodo prende forma, ha lavorato per tutta la sua vita professionale alla messa a punto di strumenti e metodi efficaci. E il suo lavoro è continuato negli ultimi 60 anni nelle più grandi aziende e multinazionali di tutto il mondo.

Ma le dinamiche di una multinazionale sono molto diverse dalle dinamiche operative, relazionali, finanziarie di una PMI italiana.

Per questo motivo noi di Make abbiamo lavorato a lungo per implementare il metodo MAKE®: frutto di oltre 10 anni di esperienze concrete su piccole e medie imprese Made in Italy ti permette di avere accesso a strumenti e metodi virtuosi utilizzati prevalentemente da grandi imprese e riconducibili al Toyota Production System.

A questo punto hai due strade:

STRADA N°1. Cerchi di fare da te. Leggi o fai leggere ad uno dei tuoi responsabili o manager quello che segue, altri post nel web che parlano dall’argomento, qualche libro sulle 5S e magari un corso in aula. Si tratta di una strada certamente fattibile ma naturalmente non semplice.

STRADA N°2. Ti affidi a chi, come noi, ha fatto dell’aiutare le PMI ad ottimizzare i costi, riorganizzare la produzione, trovare vie di innovazione fattibili e a misura delle esigenze di una PMI, anziché di grandi multinazionali o grandi aziende in cui, tipicamente vengono applicati i principi del Lean Thinking.

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Metodo 5S: approfondimento tecnico

Vediamo di seguito più nel dettaglio i 5 punti che formano il metodo 5S. Come vedrai, al di là dei termini giapponesi, i concetti sono apparentemente molto semplici. La cosa difficile sta nell’applicarli in modo integrato, non invasivo e soprattutto efficace, all’interno della tua azienda, senza sovraccaricare con procedure inutili e attività che fanno perdere tempo, anziché guadagnarne.

Punto 1 Metodo 5s: SEIRI – Separare

“Perdita è tutto ciò che eccede il minimo necessario in attrezzature, spazio  e tempo! In caso di dubbio, eliminare”

La prima fase consiste nell’eliminare qualsiasi cosa che non serve nella postazione di lavoro.

L’attività lavorativa quotidiana porta ad accumulare molti oggetti, materiali e strumenti inutilizzati che occupano solo spazio. L’obiettivo è individuarli mettendo in discussione il loro stesso impiego.

A livello pratico si utilizza l’applicazione di un cartellino rosso:

1. Effettuare una fotografia della situazione attuale con lo scopo di poter fare un confronto con la situazione finale e comprendere cosa è cambiato.
2. Creare un team multifunzionale, composto da persone  provenienti  dai  reparti produttivi, dalla logistica, dalle funzioni indirette. La presenza di almeno una  figura  di  alto  livello è molto importante per la risoluzione immediata delle anomalie.
3. Determinare il reparto o l’impianto oggetto di analisi.
4. Determinazione del criterio di selezione degli oggetti “che cosa serve o non serve”. Avrà il cartellino rosso ciò che non è stato utilizzato nell’ultimo mese, ciò per cui non c’è in programma l’utilizzo entro il prossimo mese.
5. Applicare i cartellini rossi. Il team di progetto assieme al responsabile di produzione fanno i giri d’ispezione nel reparto valutando in modo oggettivo l’utilizzo dei vari strumenti. Durante  questa fase si  propone  anche  il  “futuro” dell’oggetto: la ricollocazione, ovvero lo strumento si trova in un luogo non consono ma è utile al reparto e sarà necessaria la collocazione opportuna, oppure l’eliminazione, cioè il team ritiene superflua la presenza dell’oggetto nel reparto.
6. Prendere provvedimenti nei confronti degli oggetti evidenziati con i cartellini rossi. Si stende un elenco degli oggetti non necessari (per tenere una traccia), i provvedimenti da prendere vengono decisi e successivamente implementati.
7. Analizzare i risultati ottenuti.

Nel separare gli oggetti bisogna ricordarsi dell’atteggiamento del “perché”. Molti strumenti sono presenti perché “un giorno potrà essermi utile”, ma nessuno monitora quando questo momento effettivamente si verifica e se si verifica. È necessaria una oggettività nel valutare il reale utilizzo di ogni oggetto.

Check List 5S: Seiri – Separare 

• Ci sono materiali, strumenti, macchinari o documenti non utilizzati?
• Cos’è questo materiale, strumento, macchinario o documento?
• Chi lo usa?
• Quando è stato utilizzato l’ultima volta?
• Perché viene utilizzato?
• È stato individuato da più di una settimana?
• Esiste una procedura per eliminarlo?
• Ci sono materiali o strumenti che possono intralciare il lavoro?
• Gli oggetti dichiarati utili sono catalogati, disposti ordinatamente ed, eventualmente, etichettati?
• Quali sono stati gli oggetti dichiarati “inutili”?

Punto 2 Metodo 5s: 2 SEITON – Sistemare

“Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto. Chiunque dovrebbe essere in grado di comprendere facilmente la corretta disposizione e le anomalie”

Identificato ciò che è davvero necessario, la seconda fase consiste nel posizionare in modo organizzato ed intuitivo il materiale perché chiunque possa sapere dove si trovano le cose, utilizzarle e riposizionarle al loro posto. Il luogo e la modalità di sistemazione degli oggetti dovranno essere consoni all’effettiva modalità di lavoro.

Una tecnica applicata a tal proposito consiste nel realizzare delle sagome identificative dell’utensile sul pannello attrezzi (shadow board) e associare il rispettivo nome.

Questa semplice quanto banale soluzione non solo fornisce all’operatore i soli utensili necessari al lavoro ma permette l’immediata identificazione dell’utensile, riducendo il tempo di ricerca minimizzando l’errore umano, e di rilevare istantaneamente mancanze che vanno ripristinate.

L’atteggiamento, in questa fase, è rivolto al “zero investimenti”. Risulta più efficace coinvolgere il personale operativo nel sfruttare al meglio gli spazi attuali piuttosto che acquistare nuove scaffalature.

Quali sono le attività da svolgere:

1. Sistemare il luogo di lavoro, riorganizzare gli spazi, le scaffalature, i banchi di lavoro. Definire ed identificare le varie aree, esempio con dei nastri a terra di colore differente.
2. Ubicare le attrezzature secondo la frequenza d’uso ed in modo ergonomico. Gli oggetti che vengono utilizzati quotidianamente devono stare a bordo macchina, quelli soventi devono trovare una corretta sistemazione. Studiare eventuali supporti che permettono di posizionare correttamente, facilmente (evitare di cambiare mano, inserimento agevolato e non di precisione ecc) ed ergonomicamente (evitare di chinarsi, camminare ecc.) lo strumento.
3. Identificare le posizioni e gli articoli. Aiuta chiunque (dalla persona più esperta, al neo-assunto, alla direzione) a riportare lo strumento, dopo il suo utilizzo, al suo posto. Utilizzare colori, nastri, forme, sistemi avvolgibili e/o altri sistemi poka-yoka (termina giapponese, a prova d’errore) per standardizzare l’identificazione e la collocazione dell’oggetto.
4. Tenere traccia delle varie ubicazioni: annotare nei manuali operativi il luogo di deposito dei singoli strumenti.

Dalla letteratura, uno strumento si definisce ordinato se è facile da vedere, prendere, usare e riposizionare.

L’ordine è il punto di partenza della standardizzazione, una sequenza efficiente di produzione.

Check List 5S: Seiton  – Sistemare

• Le vie di transito, le aree di lavoro, gli strumenti e i macchinari sono chiaramente identificati?
• Ci sono oggetti che bloccano le vie di transito, l’area di lavoro e/o l’accesso al macchinario?
• Gli Strumenti vengono sempre riposizionati correttamente dopo l’uso?
• C’è qualcosa che fuori posto?
• Gli strumenti posti vicino all’operatore sono classificati come “di uso quotidiano”?
• La locazione degli strumenti riporta la rispettiva etichetta di identificazione?
• Sono state stabilite quantità minime e massime per lo stazionamento dei materiali all’interno dell’area di lavoro?

Punto 3 Metodo 5s: 3 SEISO – Pulire

“Un posto di lavoro pulito rende il lavoro più leggero, più piacevole e più sicuro. Solo un‘officina di produzione pulita produce qualità”

Non solo rimuovere lo sporco dalle attrezzature ma anche scoprire (ed eliminare) i problemi alla radice.

La terza fase del processo 5S consiste nel:

Pulire il posto di lavoro, sistemare in modo ordinato gli utensili, eliminare tutto quello che non serve. Mentre si eseguono queste operazioni, si può cogliere l’occasione per ispezionare macchine, strumenti e attrezzature al fine di evidenziare malfunzionamenti, rotture ecc.

Definire i compiti e le responsabilità di ogni operatore, oltre a diffondere l’idea dell’applicazione “in 5 minuti” (ovvero dedicare 5 minuti al termine del proprio orario di lavoro alla pulizia del posto di lavoro) è molto importante per far comprendere al personale l’importanza di questa pratica.

Se le ispezioni e la pulizia sono eseguite sistematicamente, il processo diventa rapido e poco dispendioso, e nel lungo periodo permette un notevole risparmio di tempo.

In generale, l’applicazione di questa fase implica:

1. una periodica pulizia;
2. l’individuazione, l’analisi e l’eliminazione delle cause di sporco e disordine;
3. la definizione di uno standard e la redazione di una istruzione di ordine e pulizia per il mantenimento dei risultati

La pulizia ha una funzione preventiva o correttiva delle anomalie con l’obiettivo di un ambiente di lavoro più sano, una maggiore qualità dei prodotti ed una maggiore sicurezza del luogo di lavoro.

Per raggiungere questi obbiettivi richiede, però, la formazione e l’addestramento degli operatori, lo sviluppo delle loro capacità e la creazione del senso di proprietà delle attrezzature.

Un impegno importante per il management, ma i benefici che ne decorrono sono una maggiore soddisfazione ed orgoglio del personale ed un miglioramento dell’efficienza dei processi produttivi.

Check List 5s Lean: Seiso – Pulire

• Il pavimento dell’area di lavoro risulta pulito?
• La postazione di lavoro, le attrezzature e i macchinari sono puliti?
• Il materiale per la pulizia quotidiana è facilmente accessibili e disposto correttamente?
• Durante la pulizia viene effettuata anche la manutenzione preventiva?
• Quando è stata pulita questa macchina (attrezzatura, area di lavoro)?
• I cartelli, le etichette di identificazione, ecc. sono integri?
• L’area di lavoro ha materiale stoccato secondo quanto stabilito?
• Gli strumenti a terra sono disposti dentro le aree definite?
• Gli oggetti negli scaffali sono disposti nella giusta zona?
• La macchina presenta delle anomalie (perdite, odori strani, rumori sospetti, crepe ecc)?
• Le cause delle anomalie sono eliminate dalla radice?

Punto 4 Metodo 5s: 4 SEIKETSU –  Standardizzare

“chi fa cosa, come e quando”

La standardizzazione, quarta fase del processo 5S, è il risultato della corretta applicazione delle tre fasi precedenti (separare, sistemare e pulire). Rappresenta il metodo per il mantenimento ed il miglioramento dei risultati ottenuti.

Consiste, quindi, nel:

1. Stabilire le responsabilità. Per ogni area di lavoro è utile individuare un supervisore, in grado di riconoscere immediatamente le anomalie attraverso la conoscenza di tutti gli standard dell’area. Mentre ogni operatore deve essere munito di una procedura che definisca il metodo e lo standard di ordine e pulizia da tenere.
2. Integrare i processi di miglioramento nella normale attività di lavoro. L’utilizzo di standard visivi consente di semplificare le operazioni di ordini/pulizia e l’identificazione delle anomalie.
3. Controllo e mantenimento dei  processi. Mantenere gli standard aggiornati attraverso regolari revisioni di tutto il processo delle 5 s. 

Per essere efficace, la standardizzazione deve coinvolgere gli operatori e non essere imposta. Inoltre quest’ultimi devono essere incoraggiati a modificare lo standard, introducendo così processi di miglioramento continuo (in giapponese, kaizen).

Check List 5S – Standardizzare

• Esistono procedure scritte sulla gestione della postazione di lavoro?
• Sono disponibili presso dei punti di raccolta?
• Vengono seguite ed eventualmente aggiornate?
• L’operatore dell’area è cosciente delle attrezzature e dei materiali necessari alla funzionalità produttiva dell’area ed è in grado di individuare gli oggetti inutili?
• Chi è il supervisore dell’area?
• Il luogo di lavoro si presenta in modo salubre (areazione ed illuminazione corretta, livello di rumorosità adeguato, ecc.)?
• Le aree, gli strumenti ed i macchinari sono chiaramente identificati?
• Vengono raccolte ed analizzate con regolarità proposte di miglioramento?

Punto 5 Metodo 5s: 5 SHITSUKE – Sostenere

“Senza disciplina non si riuscirà a mantenere gli standard raggiunti”

L’ultima fase delle 5 S consiste nel diffondere e sostenere gli standard operativi creati, verificarne il rispetto da parte del personale e mantenerne l’utilizzo nel tempo per conseguire un ambiente di lavoro pulito e sicuro nel quale il lavoro viene svolto in modo efficace ed efficiente.

Una regola base del controllo sostiene che il controllato non può essere mai il controllore ed è per questo motivo che risulta necessario individuare qualcuno che verifichi il corretto rispetto dello standard.  È comune mettere a confronto i vari reparti utilizzando l’indicatore della capacità di praticare le 5S, così da generare dei benchmark e una sana competizione che possa ulteriormente motivare il personale verso l’ordine e la pulizia. 

Richiede l’impegno e la leadership della direzione nel voler attuare le 5S, nel comunicare, formare, motivare e responsabilizzare il personale, oltre all’impegno dello stesso personale nell’applicare e migliorare lo standard. Senza disciplina le attività pianificate sarebbero fini a se stesse. È richiesto un cambio di mentalità dove il miglioramento continuo diventa un’abitudine perché deve essere chiaro che il contributo di tutti è necessario per ottenere un luogo di lavoro migliore.

Strumenti come foto dimostrative, poster, istruzioni operative, check list di controllo sono utili per il mantenimento del sistema 5S.

Check List 5S: Sostenere

• Il personale è formato e coinvolto a sufficienza?

• Il personale è formato e coinvolto a sufficienza?

• I responsabili valutano e danno feedback con regolarità?

• Esiste una pianificazione dei controlli periodici? Quanto è rispettata?

• Le azioni di miglioramento vengono chiuse tempestivamente?

 

Dal Metodo 5 S al Metodo 6 sigma (5 S + Safety)

“la sicurezza costa, ma lavorare in condizioni non sicure può costare molto di più”

Ogni fase delle 5 S, in versione tradizionale, integra di per sé l’aspetto della sicurezza nelle sue varie forme. Perché inserire la nuova fase “Sicurezza” (Safety, in inglese) come sesta “S”? Il vantaggio ricade nel dare maggiore enfasi ai temi della sicurezza per non sottovalutare situazioni potenzialmente pericolose legate agli interventi di miglioramento applicati.

La sicurezza sui luoghi di lavoro, oltre ad essere un obbligo di legge, deve essere una prassi per l’azienda. Sviluppare, oggi, la cultura della sicurezza è diventato un altro fattore molto importante di competitività. La Sicurezza e la Lean Production devono essere combinati per ottenere processi più sicuri attraverso una riduzione degli incidenti o mancati incidenti e riduzione degli sprechi.

CONCLUSIONE

“Il pavimento dello stabilimento è lo specchio del management”

Le 5 S rappresentano un semplice metodo per migliorare la produttività attraverso il miglioramento dell’organizzazione del posto lavoro. Consente, infatti, di ottenere benefici quali sicurezza, fluidità dei processi produttivi e quindi efficienza degli stessi, migliore qualità dei processi e prodotti. Tuttavia, richiede anche uno sforzo per formare le persone e vincere la resistenza al cambiamento.

È uno strumento importante per l’introduzione del pensiero snello all’interno di un’organizzazione. Sembra banale e scontata la sua applicazione, ma richiede invece l’implementazione tramite un approccio ben strutturato e la partecipazione di tutte le figure aziendali.

Il beneficio più immediato è l’auto-capacità degli operatori di gestire ed ordinare il materiale in modo ordinato, separando le inefficienze. Attraverso il posizionamento di ogni cosa nel posto giusto, si consente a ciascun operatore di essere in grado di trovare ciò di cui ha bisogno, così, il risultato è dato da un minore sforzo umano in termini di energia e tempo risparmiati per trovare gli oggetti.

Nell’applicare il metodo 5 S la direzione ha un ruolo importante e decisivo perché deve essere convinta e motivata al cambiamento ed essere personalmente coinvolta mettendo in atto comportamenti esemplari.

Perché applicare il 5S nella tua realtà

I risultati raggiungibili sono:

• Risparmio di spazio. Lo spazio viene occupato solo da cose necessarie alla creazione di valore sul luogo di lavoro

• Sistema di deposito ottimizzato. Riducendo i tempi di ricerca e produzione si riduce il ciclo del processo

• Conformazione ergonomica del posto di lavoro. Gli strumenti di lavoro di utilizzo giornaliero hanno un accesso diretto, comodo e vicino

• Pulizia. Solo un posto di lavoro pulito produce un risultato di lavoro pulito

• Sicurezza del posto di lavoro. Un posto di lavoro pulito, strutturato e ordinato riduce il pericolo di incidenti

• Le terre di nessuno sono eliminate. E‘ assicurata la disponibilità di apparecchiature e di utensili di utilizzo comune