Lean Office e Service

Sviluppiamo progetti di Lean Office per efficientare processi e persone, aumentare la flessibilità, affidabilità e qualità delle attività gestionali e amministrative che caratterizzano gli uffici.

L’applicazione dei principi Lean Management negli uffici e quindi ai processi transazionali prende il nome di Lean Office, dalle aziende manifatturiere a quelle dei servizi nelle aree amministrazione, customer care, vendite, acquisti e approvvigionamento, uffici tecnici, logistica e pianificazione della produzione.

Benefici ottenibili:

Standardizzazione e semplificazione dei processi
  • Incremento efficienza e produttività
  • Miglioramento livelli di servizio
  • Velocità e qualità
  • Aumento della motivazione dei collaboratori
  • Aumento competitività dell’azienda

Perché adottare la Lean Office

Il metodo Lean o Toyota Production System nato per la gestione della produzione, si è presto esteso a tutti gli ambiti aziendali, anche quelli indiretti come gli uffici che spesso hanno una incidenza sui costi aziendali non trascurabile. Diviene quindi fondamentale ottimizzare e razionalizzare processi e persone per:

  • Fare in modo che le informazioni girino velocemente in azienda e in modo corretto
  • Eliminare passaggi e movimenti superflui ripensando la logica organizzativa da funzionale a orientata al cliente
  • Ridurre i tempi di attesa  per velocizzare il flusso e rendere il lavoro organico e lineare
  • Ottimizzare le risorse bilanciando i carichi di lavoro
  • Creare un percorso di crescita dei collaboratori per sviluppare competenze verticali e trasversali

Quindi l’applicazione dei principi Lean negli uffici permette di organizzare persone, processi  e flussi in modo da massimizzare le risorse migliorando sia in termini di efficienza, efficacia  e motivazione delle persone con risultati straordinari.

Come applicare Lean Office

Il primo passo è quello del Value Stream Mapping, una sorta di mappatura di tutti i processi interni che viene utilizzata per individuare i singoli passaggi del flusso produttivo, con relativi punti di forza e nodi che strozzano l’attività.

 

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Esempio di value stream mapping eseguita per un’azienda cliente

La Value Stream Mapping, o VSM, è prima di tutto uno strumento indispensabile per creare un progetto a lungo termine e un ufficio capace di migliorarsi in modo strutturale. Una volta individuati i punti del flusso, è più facile capire come e dove posizionare le risorse. Eliminando sovrapposizioni, sprechi e attese.

Miglioramento del posto di lavoro
Sembra un passaggio superfluo, ma è proprio da questi passaggi che si inizia. È molto importante avere a disposizione uno spazio operativo pulito e ben organizzato. L’attenzione si rivolge alla propria scrivania e degli spazi comuni: devi avere sempre tutto a disposizione, nello stesso luogo, ed eliminare ciò che non serve.

Snellimento dei passaggi interni
Quante volte capita di spostare risorse senza motivo? Parliamo di persone e non solo: ci sono documenti, fogli, oggetti e comunicazioni cartacee. Senza dimenticare le email e le telefonate. Applicare il lean office dopo un buon lavoro sul documento VSM vuol dire capire cosa togliere e cosa, invece, lasciare per il beneficio del tuo intento.

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