Time Management… questo alleato così poco sfruttato!

Nelle aziende oggi, soprattutto le PMI, è sempre più difficile star dietro a tutto: la complessità crescente del mercato, la tanta burocrazia e le normative da rispettare rischiano di toglierti energie preziose che non puoi dedicare a soddisfare come vorresti le esigenze dei clienti.

In un mercato pieno di alternative, questo può diventare un grande rischio per la competitività della azienda. Ecco perché è fondamentale non solo il time management ma, anche di più ottimizzare ogni singolo processo aziendale, individuando colli di bottiglia, attività non necessarie, punti deboli del flusso aziendale.

“Eravamo arrivati ad un livello che, con 13 persone era difficile star dietro a tutto” racconta Mirko Antonello di Service Antonello. “Ci siamo rivolti a Make Group per avere una visione esterna, perché quando sei sempre dentro al tuo posto di lavoro fai fatica a vedere le difficoltà, i punti critici, ecc.”

“Grazie a Make Group e al percorso di Lean Organization che abbiamo intrapreso insieme abbiamo snellito tutta la parte burocratica, siamo riusciti ad informatizzare tutto, risparmiando tempo e così riuscendo a servire ancora meglio i nostri clienti.”

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Cosa si intende per time management?

Il time management è un processo di pianificazione e controllo del tempo per ottimizzare le attività aziendali con il fine di aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.

Hai presente quei momenti in cui hai la sensazione di non avere esattamente tutto sotto controllo, come se ci fosse qualcosa che ti sfugge?

Quella sensazione che ti lascia con un senso di non chiarezza nel valutare quale strada prendere per proseguire nella direzione migliore per te e la tua azienda?

Molto spesso non sono sensazioni ingiustificate, ma il segnale che manca qualche tassello nella tua azienda o qualcosa ti sta sfuggendo.

E tu, da imprenditore, sai che la cosa peggiore che possa capitarti è quella di perdere di vista qualche elemento fondamentale.

Il Time management è esattamente quell’insieme di strumenti e strategie che ti permettono di avere la situazione complessiva sotto controllo, pianificando gli obiettivi in modo realistico ed efficace.

L’organizzazione d’impresa deve essere molto realistica per poter essere efficace.

Programmare il tempo o meglio ancora gestire il tempo (time management) significa di fatto guadagnare tempo. Una buona programmazione è un fattore competitivo fondamentale perché ti permette di raggiungere gli obiettivi prefissati in minor tempo e con meno stress. Oltre a permetterti di avere una visione d’insieme dei progetti e delle attività da svolgere che è fondamentale in termini di pianificazione strategica.

Leggi anche: Lean Agile: migliora velocemente la tua impresa

Time management: un fattore spesso sottovalutato in azienda

A proposito di time management e pianificazione strategica, spesso più che la crisi e gli elementi esterni a mettere a repentaglio il successo della tua azienda sono quei piccoli errori, quelle sviste, quelle opportunità di miglioramento mancate che si accumulano in modo quasi impercettibile nel tessuto della tua azienda e nella gestione del tempo tua e dei tuoi collaboratori.

Presi singolarmente non sembrano un granché ma spesso si combinano tra di loro andando a creare un pericoloso effetto valanga.

Problemi di qualità, ritardi di produzione, criticità con i fornitori, non conformità ed errori, un cliente troppo insoddisfatto o che trova di meglio e ti pianta in asso e il danno è fatto.

Perché mentre rincorrevi tutti questi piccoli fastidi e problemi quotidiani non hai avuto il tempo di guardare in modo proattivo al futuro del mercato e della tua azienda.

Non hai avuto modo di fermarti e valutare se sono in corso sprechi o utilizzi non ottimali di risorse umane e materiali.

Non hai mai il tempo per fare un punto sufficientemente approfondito sui KPI che hai scelto, per capire se sono realmente i migliori per te.

Per questo è fondamentale che tu possa contare su metodi e strumenti che favoriscono l’evoluzione dell’impresa, capaci di darti in tempo reale un quadro esatto tanto realistico quanto avveniristico allo stesso tempo.

LEGGI ANCHE Lean per PMI: cos’è e quali sono i benefici

Quali sono i vantaggi del time management?

I guadagni derivanti da un buon time management sono tanti e molto concreti: gestire meglio il proprio tempo significa

  • ridurre i costi,
  • aumentare la produttività e di conseguenza
  • aumentare il fatturato.

Non solo: gestire meglio il proprio tempo significa anche aumentare la qualità della propria vita, riuscire a dedicarsi del tempo libero, essere più in salute e vivere meglio.

Tutto questo si espande ancora di più nel momento in cui lavoriamo all’interno di un’azienda. All’interno di un team infatti questo effetto è esponenziale: migliore è l’efficienza del team e migliore sarà la produttività dell’intera azienda.

Non abbiamo bisogno di più tempo, ma di utilizzarlo in modo migliore per liberare spazi e tempi mentali. Solo così possiamo riuscire a migliorare le performance nostre e delle persone con cui lavoriamo.

Finchè lavori rincorrendo le emergenze anziché sulla gestione e raggiungimento degli obiettivi, per forza di cose sprechi energie e risorse preziose.

In  tutto questo un percorso di riorganizzazione aziendale secondo il Lean Thinking diventa un alleato prezioso: ti permette di scovare sprechi e disorganizzazioni che consumano tempo e risorse, abbassando il rendimento potenziale della tua azienda.

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