Parlare di metodo lean per l’organizzazione e la gestione aziendale significa parlare di un vero e proprio modo di pensare specifico che fonda le sue basi sul concetto di kaizen, un termine giapponese che fa la sua comparsa ufficialmente nel mondo occidentale solo nell’edizione del 1993 del New Shorter Oxford English Dictionary uno dei dizionari inglesi di maggiore diffusione che definisce il termine

Kaizen: il miglioramento continuo delle pratiche operative, dell’efficienza personale, ecc…, inteso come disciplina gestionale in ambito aziendale”

Nella lingua giapponese il termine kaizen ha anche un’accezione ulteriore: miglioramento continuo inteso sì come miglioramento che riguarda tutti in azienda – dai manager al singolo addetto – ma soprattutto un miglioramento che comporta l’ottimizzazione delle risorse esistenti, senza dunque affrontare chissà quali spese per acquisire nuovi macchinari, tecnologie o altro.

Cos’è il metodo LEAN: definizione e utilità

Di fatto il metodo lean è l’arte di fare di più con menoprodurre più risultati (in termini di UTILI REALI e SODDISFAZIONE CLIENTE, non certo in termini di vanity metrics come il fatturato) riducendo al minimo ogni spreco di risorse umane, materiali, economiche. Un percorso che può rivoluzionare la tua attività aziendale, senza spendere un solo euro per acquistare materiali o macchine nuove. Tutto si basa sull’ottimizzazione di ciò che già hai. Vale a dire il capitale in tutte le sue forme.

Introdurre il lean thinking (ovvero “pensare snello”, altro modo per indicare sempre e comunque il metodo lean) in azienda significa sviluppare in azienda una cultura, una mentalità, un approccio, un modo di essere finalizzato al benessere ed alla produttività.

Non è dunque semplicemente una serie di azioni da mettere in pratica per ottenere buoni risultati dal punto di vista operativo. Ma aumentare la competitività della tua azienda MENTRE  migliora il benessere personale e professionale (e dunque l’efficacia ed efficienza) dei tuoi collaboratori.

Si tratta di uno step essenziale per ogni realtà imprenditoriale che si rispetti, dal nostro punto di vista: non puoi pensare di riuscire veramente a migliorare a lungo termine e con fondamenta solide se ti limiti ad introdurre modifiche, macchinari, soluzioni dall’alto, senza coinvolgere adeguatamente il personale.

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Cos’è il metodo lean: significato e definizione

Con il metodo lean si intende quel sentiero che porta a una semplificazione dei processi in tutta l’azienda con il raggiungimento della massima efficienza. Non a caso il termine lean significa proprio questo: snello. Ed è attraverso l’ottimizzazione di tutte le attività all’interno di una  organizzazione che si ottiene questo risultato.

Vale a dire creare maggiore profitto  attraverso il miglioramento dei processi interni ed esterni all’azienda. Eppure le imprese spesso pensano di dover acquistare, produrre e investire di più per aumentare gli utili.

L’idea di lean manufacturing, invece, lavora su un punto chiaro: aumentare le attività a valore aggiunto e ridurre gli sprechi.

Le origini del metodo lean: la Toyota insegna

La Toyota, che nel 2017 ha festeggiato gli 80 anni di vita, è uno dei marchi automobilistici più importanti del mondo. Toyota nasce ufficialmente nel 1933, cioè quando la Toyoda Automatic Loom – azienda creata nel 1890 e dedicata alla produzione di telai per la tessitura – apre una filiale rivolta alle automobili.

Alla fine della Seconda Guerra Mondiale il Giappone era in ginocchio e non c’erano grandi possibilità per far evolvere l’industria automobilistica. Verso la fine degli anni ‘40 la Toyota era afflitta da gravissimi problemi di sopravvivenza. La sua quota di mercato era minima e limitata ad alcuni interstizi lasciati dalle produzioni di massa. I capitali erano scarsi e il macchinario vecchio ed inadeguato, mentre gli spazi fisici dello stabilimento estremamente ristretti. Secondo le regole allora vigenti della produzione di massa fabbricare automobili in quelle condizioni non poteva che essere fallimentare. Ma Tajichi Ohno decise di tentare un’altra via. Abbassare il punto di profitto dall’economia di scala tipica delle produzioni di grande serie, ad un’economia di flessibilità basata su produzioni di breve serie. Si rivolse verso una politica economica che tendeva a trasformare i vincoli in risorse.

Taiichi Ōno decise di adottare una nuova strada, diversa dal sistema rigido occidentale, aumentando la flessibilità dei macchinari, in modo da produrre lotti in brevi periodi, cercando di rispondere immediatamente alle variazioni di mercato, la produzione sarebbe stata programmata continuamente – Wikipedia

Il modello di produzione che ne risultò era totalmente alternativo a quello di uso corrente. Grazie a quella intuizione negli anni ‘50 e ‘70 Toyota ottenne successi così significativi da diventare in breve tempo una delle più importanti e innovative imprese automobilistiche di tutto il mondo, superando anche la drammatica crisi petrolifera del 1973.

Il resto è storia. Nonostante le diverse pesanti crisi affrontate (dalla crisi del petrolio del secondo dopo guerra alla crisi del ritiro veicoli negli anni 2000), Toyota continua da oltre 70 anni a produrre risultati eccellenti nei propri mercati di riferimento.

Tutto questo grazie a quello che è universalmente conosciuto come Metodo Lean o Metodo Toyota.

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Come applicare la metodologia Lean in azienda

Il primo passaggio per applicare la lean organization: definire le attività a valore aggiunto per il cliente, ciò quello attività che il cliente stesso è disposto a pagare. Aumentare il valore aggiunto attraverso attività di miglioramento con il metodo Kaizen: vale a dire miglioramento continuo basato su piccoli passi.

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Tutto ciò che non è valore aggiunto va ridotto o eliminato. In che modo avviene tutto questo? Secondo il metodo lean si procede analizzando attentamente la situazione di partenza e soprattutto avendo chiari i principali tipi di sprechi da scovare ed eliminare. Eccone sette:

  1. Eliminare lavorazioni in più rispetto a quelle necessarie.
  2. Ridefinire i movimenti per evitare quelli inutili.
  3. Azzerare gli spostamenti di materiale che non servono.
  4. Diminuire il più possibile merce in giacenza.
  5. Togliere lavorazioni inutili.
  6. Zero spreco delle competenze intellettuali.
  7. Eliminare la sovrapproduzione.

Quest’ultimo punto è decisivo perché apre le porte a un nuovo modo di intendere la produttività. Vale a dire passare dalla logica push a quella pull.

L’attuazione delle tecniche lean

Per fare in modo che tutto ciò trovi un’applicazione concreta c’è bisogno di un lavoro quotidiano e costante. Tutti devono collaborare al miglioramento continuo e fra gli strumenti che costituiscono le fondamenta del metodo Lean vi è la tecnica delle 5S. Che si divide in punti apparentemente facili da applicare. Ma che spesso nella realtà diventano delle vere e proprie sfide:

  1. Seiri – Separare ciò che ti serve da ciò che non è funzionale.
  2. Seiton – Riordinare tutto quello che è utile.
  3. Seiso – Pulire e mantenere in ordine la postazione di lavoro.
  4. Seiketsu – Sistematizzare il lavoro in metodologie ripetitive e canonizzate.
  5. Shitsuke – Diffondere il modo di pensare e agire in modo che sia pervasivo.

I vantaggi della produzione pull in azienda

Il metodo push deve lasciare il passo al pull, non si spinge ma si lascia che sia il cliente a tirare le risorse necessarie, ovvero: ogni processo a valle richiede al processo che lo precede le risorse di cui ha bisogno nel momento in cui ha bisogno e le riceve. Idealmente non ci sono attese, non c’è spreco di tempo, non ci sono materiali in giacenza in attesa di essere rilavorati, documenti impilati in attesa di essere analizzati. Tutto – materiali, persone, risorse – segue un flusso ordinato VARIABILE che segue la reale richiesta del cliente.

Attenzione: cliente che non è solo da intendersi come cliente finale che acquista il prodotto o servizio. Ogni reparto aziendale, ogni ufficio è cliente di qualche altro reparto o ufficio la cui operatività lo precede.

L’ufficio acquisti, ad esempio potrebbe essere “CLIENTE” dell’ufficio progettazione. O viceversa a seconda della struttura aziendale. Il concetto, in ogni caso, è che l’ufficio “cliente” deve poter avere la certezza di ricevere la propria “merce” nei tempi desiderati e nei modi richiesti.

Quante volte invece si sentono i più micidiali improperi tra uffici, responsabili di funzione e lavoratori perché “Non ho ancora ricevuto questo!” o “Non è possibile che ci sia sempre da riprendere in mano la roba che viene fatta da X” o “Siamo fermi perché Y ha commesso un errore nella procedura di acquisto”. E via dicendo.

Vedi quindi che parlare di produzione pull e metodo lean in azienda significa molto concretamente avere un METODO EFFICACE PER RISOLVERE I PROBLEMI VERI IN AZIENDA, senza tanti paroloni difficili nè giri di parole.

La tua gente, in azienda, si parla? Sa come comunicare le esigenze ai processi a valle? Sa come sollecitare le richieste nei processi a monte? È responsabilizzata abbastanza da non giocare a scarica barile e cercare di ottimizzare, giorno dopo giorno, i processi di cui è in carico?

Tutto questo ha un obiettivo chiaro: fare in modo che si produca solo il necessario. Ciò comporta un aumento dell’efficacia (e un netto miglioramento di qualità di vita, per te e per i tuoi dipendenti)

 

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Da leggere: cos’è la Supply Chain e come migliorarla con il Lean Management?

Applicabilità del metodo lean in azienda

Innanzitutto valuta molto attentamente chi ti propone percorsi secondo il metodo Lean o metodo Toyota . Il Sistema Toyota è infatti semplice e lineare da applicare, una volta che lo hai metabolizzato e compreso profondamente. Ma se lo si applica in modo superficiale, non solo risulta macchinoso ma può persino portare a peggiorare la situazione aziendale, soprattutto nelle piccole medie imprese che hanno caratteristiche specifiche e peculiari. E’ un attimo ritrovarti invaso di procedure inutili, cartellini colorati appesi ai muri e nessun risultato di miglioramento sui tuoi guadagni ne sulla struttura dei costi della tua azienda.

Per quanto infatti il principio alla base del Lean Operational Excellence sia semplice (ridurre tutti gli sprechi per aumentare gli utili, migliorando le performance verso i clienti) lo stesso Tahichi Ono della Toyota ha lavorato per tutta la sua vita professionale alla messa a punto di strumenti e metodi efficaci. E il suo lavoro è continuato negli ultimi 60 anni nelle più grandi aziende e multinazionali di tutto il mondo.

Se desideri quindi accelerare il tempo di rimessa in carreggiata e ottimizzazione della tua azienda, è consigliabile che tu ti rivolga ad un consulente esterno per farti aiutare.

Ma ti invito a fare moltissima attenzione. Come puoi ben immaginare, una grande multinazionale non ha le stesse dinamiche della tua micro-piccola-media impresa.

Una PMI, soprattutto nel nostro tessuto del nord-est, ha caratteristiche a dir poco uniche. Le nostre aziende sono nate dall’idea brillante di un fondatore geniale che ha investito tutta la sua vita per portare la sua creatura al successo.

Questo significa però che molto spesso ci sono dinamiche complesse da gestire a livello interpersonale, di passaggi generazionali, di culture locali che non possono essere ignorate, pena mandare all’aria l’intero progetto.

Perciò assicurati, se scegli di rivolgerti ad un professionista esterno, che sia qualcuno che può dimostrare di aver già operato con successo in PMI del nostro territorio, una persona o una società che sappia mostrare con i fatti, non con le parole, ciò che è stata capace di portare in termini di risultati presso altre aziende come la tua.

Se desideri approfondire i nostri casi di studio di successo puoi visitare www.make-consulting.it/case-history/

In secondo luogo ti invito a fissare un appuntamento gratuito con me per capire quanti e quali margini di miglioramento puoi aspettarti nella tua specifica situazione attuale.

Per avere dei risultati concreti, hai bisogno di una guida. Contattaci per richiedere una consulenza per fare lean management in modo da velocizzare il tuo percorso di miglioramento. o per valutare la necessità di lavorare sulla formazione rispetto al metodo lean, per fare in modo che le pratiche vengano assimilate dai tuoi collaboratori.

 

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