La legge di Pareto è un utilissimo strumento per aiutarci a rivedere in modo rapido uno dei principali errori che viene commesso nella gestione del tempo. Ne parliamo in questo post.

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Puoi davvero gestire il tempo?

C’è la percezione diffusa, sempre più frequente, che il nostro tempo non è mai abbastanza. I motivi di questa percezione sono svariati: dall’invasione dei nostri spazi da parte della tecnologia, alla cronica mancanza di chiarezza e pianificazione, fino a tutte quelle disfunzioni operative come rilavorazioni, i lavori inutili i doppi lavori e naturalmente il troppo lavoro.

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Le prime tre categorie riguardano sprechi o perdite di tempo molto facili da riconoscere e, quindi, da affrontare perché basta ridurle o azzerarle.

Per tutto il resto è fondamentale:

  • programmare il tempo
  • avere chiari gli obiettivi
  • evitare di dedicare troppo tempo a problemi e compiti di secondaria importanza.

Spesso si sente parlare di gestione del tempo ma a ben vedere è un termine del tutto sbagliato: non puoi gestire il tempo. Puoi soltanto gestire le attività all’interno del tempo che ti è dato , che è lo stesso per tutti.

Mi piace fare il paragone con il riempire il bagagliaio di un’auto. Pensaci: quando parti per un weekend o banalmente per fare le spese il sabato pomeriggio. Se carichi alla rinfusa il bagagliaio in breve non ci sta più nulla.

Ma quando partiamo per un lungo viaggio carichiamo sapientemente lo stesso bagagliaio facendoci stare valigie, borse frigo, il monopattino del bambino e tante altre cose che fanno sembrare il bagagliaio dieci volte più capiente.

La differenza: nel primo caso ci siamo mossi senza una strategia, nel secondo caso invece abbiamo pianificato attentamente, verificando anche la dimensione delle valigie per capire come incastrarle tra di loro, valutando se è veramente tutto necessario e facendo scelte di conseguenza.

Lo stesso dovremmo puntare a fare con il nostro tempo e le nostre attività.

Solo che, troppo spesso, i buoni propositi di organizzazione vengono infranti dai mille imprevisti, emergenze e dalla mancanza di lucidità che tutto questo ci comporta.

La legge di Pareto per ritrovare lucidità e chiarezza nella gestione del tempo

La legge di Pareto, come probabilmente già hai sentito dire più volte dice che il 20% degli input generano l’ottanta per cento degli output .

Si tratta di una legge basata sull’osservazione applicata in qualsiasi campo della nostra vita: la legge di pareto ci dice che il 20 % della popolazione mondiale detiene l’ottanta per cento della ricchezza mondiale, che il 20 % dei momenti della nostra vita general 80 % della nostra felicità e così pure che il 20 % del nostro tempo genera l’ottanta per cento dei nostri risultati.

E questo è una gran buona notizia per la nostra sfida di riuscire a gestire le attività al meglio nel tempo che ci è dato perché ci dice che possiamo concentrarci solo sul 20 % del nostro tempo, indicativamente meno di due ore al giorno della nostra giornata lavorativa, per ottenere il massimo del risultato.

Si tratta di un dato molto importante che dovrebbe liberarti di parecchio peso e di parecchio stress: di fatto significa che, se organizzi strategicamente quel 20%, è normale (e non dannoso) che poi l’ottanta per cento del tuo tempo sia costellato di tutta una serie di attività e imprevisti che ci andranno a distrarre dalle nostre incombenze principali.

Ma se hai fatto la pianificazione di quel 20% in modo strategico, l’80% del tempo controllato da imprevisti ed attività non a valore aggiunto inciderano solo per un 20% dei nostri risultati.

Il fattore chiave in tutto questo sta dunque nel gestire in modo altamente strategico il 20% che determina l’80% dei tuoi risultati.

La leva per applicare la legge di Pareto alla gestione del tempo ottimale

Il primo passo fondamentale consiste nel distinguere tra gli imprevisti veramente imprevedibili, quelli che non possiamo conoscere e prevedere, da quelli in realtà prevedibili.

Può sembrare una contraddizione in termini ma con un esempio capirai subito cosa intendo:  gli imprevisti prevedibili sono tutte quelle cose che ci succedono perché, usando l’alibi della mancanza di tempo, non abbiamo fatto delle azioni che ci avrebbero evitato problemi futuri.

Ad esempio: sei totalmente impegnato a lavorare e girare con la macchina per andare da clienti e ad un certo punto si accende la spia della manutenzione.  Ma tu hai fretta e siccome è importante lavorare non porti la macchina in officina. Poi una bella mattina la macchina decide di fermarsi, tu dovresti andare da un nuovo cliente ma sei costretto a chiamare e disdire il tuo appuntamento perché “Guardi, ho avuto un imprevisto, la macchina si è fermata”.

Questo “imprevisto” in realtà è un accadimento del tutto prevedibile  e atteso, stante la tua scelta sbagliata di non fermare la macchina nel momento opportuno.

Un esempio banale ma che ti fa ben comprendere il concetto: la maggior parte del tempo noi SPRECHIAMO tempo a rincorrere attività mal organizzate, a gestire imprevisti frutto di cattiva pianificazione e dunque ci ritroviamo sopraffatti dallo stress e dalla percezione di “mancanza di tempo”.

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