Lean office: un’opportunità di risparmio ed ottimizzazione in azienda troppo spesso mancata. Vediamo perché in questo post e come fare diversamente per aumentare la produttività anche negli uffici della tua azienda. 

 

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L’ Approccio snello dalla fabbrica agli uffici: il potenziale del Lean Office

Quanto tempo impiega un qualsiasi documento operativo, una richiesta d’ordine, un progetto, una distinta d’acquisto, un reclamo cliente, una comunicazione di servizio per andare a destinazione fra gli uffici della tua azienda?

Quante pile di documenti sono accatastati sulle scrivanie nella tua azienda?

Quanto tempo impiegate a trovare un documento o a farne una modifica? Quanto tempo impiega un preventivo o una richiesta d’ordine prima di essere evaso?

Con ogni probabilità sono domande alle quali non sai dare risposta con dettaglio, dell’ordine di minuti e secondi.

E, se così è, ti invito a continuare a leggere questo articolo molto attentamente perché stai per scoprire una miniera di punti di miglioramento per la tua azienda.

Gli sprechi di tempo e risorse negli uffici aziendali

Accorgimenti sbagliati, rinviare ad altri un compito, vidimazioni e approvazioni superflue, prendere decisioni in base a interpretazioni personali, iniziare un lavoro anche se mancano delle informazioni, ripetere informazioni ridondanti, sono tutte attività inefficaci (ovvero SPRECHI) sono tipicamente parte di ogni organizzazione ma che, sulla scia del “si è sempre fatto così”, diamo per scontate, una parte sgradita ma necessaria dell’attività di ogni giorno.

Del resto, chi mai ha tempo per riuscire anche a mettere ordine? Dove la trovi la lucidità per capire il flusso delle informazioni e ottimizzarlo?

Già bisogna rincorrere tutto quello che c’è da fare ogni giorno e la quantità di carta, di richieste, di informazioni, di post-it che ogni minuto viene prodotta è sempre superiore alla capacità di affrontarla e gestirla, vero?

Lo sappiamo molto bene.

Ma come diceva il grande Albert Einstein, “Follia è continuare a fare sempre le stesse cose sperando in un diverso risultato”.

Se SPERI – come fanno molti – di ridurre i tuoi costi in ufficio licenziando persone o tagliando attività, non solo non riuscirai ad ottenere il risultato sperato, ma aumenterai la confusione e l’inefficienza, in una spirale discendente molto pericolosa.

Aumenteranno i disservizi, aumenterà l’insoddisfazione del personale, aumenteranno i reclami clienti, le proteste dei fornitori, le problematiche con i consulenti o con gli istituti di credito, perché meno hai la situazione sotto controllo e più facile è che qualcosa scappi di mano. Pensa che, secondo le statistiche, oltre il 70% degli sprechi negli uffici risiede nelle attività amministrative.

E questo non perché la persona incaricata sia inefficiente o incapace. Ma semplicemente perché non è messa nella condizione ottimale di lavorare. Il che non dipende solo e non tanto da questioni ergonomiche o da quanto è potente il software che gli metti a disposizione. Dipende piuttosto da quanto lineari (o non lineari) sono i PROCESSI con cui la persona si deve confrontare. quotidianamente.

Questo concetto è perfettamente rappresentato dal famosissimo slogan Toyota:

“Noi otteniamo risultati brillanti da persone di medie capacità che operano con processi brillanti e li migliorano. I nostri concorrenti ottengono risultati mediocri da persone brillanti che operano con processi difettosi. Quando loro incontrano difficoltà cercano di assumere persone ancora più brillanti. Noi non possiamo che superarli”.

E questo è esattamente il cuore del Lean Thinking e del metodo Lean: un approccio che non solo ti permette di aumentare l’efficienza dei tuoi risultati ma anche la soddisfazione dei tuoi dipendenti, il che automaticamente porta anche ad un miglioramento delle loro performance, in un circolo benefico virtuoso.

La tua produttività può aumentare e portarti ad aumenti di fatturato mantenendo analoghe risorse, se ben organizzate, quindi far crescere la tua azienda senza ulteriori investimenti.

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Cos’è il lean office: traduzione e significato

Il lean office è un insieme di metodologie e tecniche per riorganizzare i flussi di documenti e di informazioni all’interno degli uffici, con il fine di ottenere processi  informativi privi di sprechi, quindi più veloci, affidabili ed economici. È l’attuazione dei principi di efficienza aziendale del Lean Thinking declinati ai processi amministrativi ed informativi.

Vale a dire il pensiero snello, la capacità di un’impresa di lavorare al meglio ottimizzando le risorse interne. In che misura? Aumentando le attività a valore aggiunto e riducendo gli sprechi.

Ma cosa si intende esattamente con spreco? Nella filosofia della lean production si intende spreco ogni attività che non porta nessun vantaggio al nostro lavoro ma anzi porta a disperdere energie e risorse fra rilavorazioni, errori, doppioni, correzioni, passaggi ridondanti.

Esempi di inefficienza tipica negli uffici

Per quanto il concetto di spreco sia nato nei reparti di produzione della Toyota, con il tempo il concetto si è rivelato prezioso per identificare anche le inefficienze tipiche di attività diverse quale quelle degli uffici (di qui il termine Lean Office) o della catena di fornitura (di qui il termine Lean Supply Chain) o dell’ambito finanziario (di qui il termine Lean Accounting) o dell’ambito marketing (di qui il termine Lean Marketing).

Nell’ambito degli uffici alcuni dei tipici sprechi e inefficienze riguardano:

  • SOVRAPPRODUZIONE ovvero la produzione di informazioni non necessarie o con troppo anticipo rispetto alla fase successiva con la relativa creazione di colli di bottiglia che innescano ritardi o accumulo di pile di documenti; stampe superflue realizzate solo nella speranza che “poi me lo ricordo”, report che nessuno guarda ma si fanno perché “bisogna”, ecc.
  • MAGAZZINI INUTILI ovvero libri, riviste e documenti impilati perché “magari un giorno serviranno”; caselle di posta intasate e non analizzate; to-do-list non gestite; documenti cartacei che potrebbero essere gestiti informaticamente, ecc.
  • ATTESE: inattività e tempi morti collegati ai colli di bottiglia; tempi di risposta lunghi dei software e sistemi informativi; documenti in attesa di approvazioni; mancanza di intercambiabilità fra le figure incaricate con conseguenti problemi in caso di loro assenza; ritardi e mancanza di efficacia nelle riunioni, ecc.
  • PROCESSI INUTILI: tutte le attività che non portano nessun valore aggiunto né al cliente né ai processi aziendali collegati come ad esempio email in copia conoscenza a destinatari multipli non precisati per mancanza di definizione sufficientemente precisa in ruoli e responsabilità; procedure informatiche macchinose; procedure informatiche assenti e dunque produzione di documentazione ridondante, ecc.
  • DIFETTI E RILAVORAZIONI: qualsiasi attività svolta non correttamente al primo tentativo a causa di mancanza di procedure chiare o competenze adeguate; perdita di documenti a causa di disordine o disorganizzazione e tempo necessario a recuperarli; avanti e indietro di documenti a causa di errori, rilavorazioni o mancanza di chiarezza sul percorso ottimale che dovrebbe svolgere la documentazione
  • SPOSTAMENTI INUTILI: qualunque spostamento derivante da disorganizzazione, incluso spostarsi dall’ufficio per chiedere informazioni ai colleghi o recuperare documenti che non si trovano, raggiungere stampanti o altri dispositivi produttivi lontani dalla postazione, ecc

Per approfondire: l’azienda cresce con la produzione snella e Lean office: Tecniche e Strumenti per aumentare la produttività in ufficio

Toyota, la definizione del concetto lean

Quando si parla di lean office non si può far a meno di evocare le origini dell’idea che si trova alla base di quest’obiettivo. Lo scopo di tutto ciò: applicare al tuo ufficio i principi aziendali del metodo lean. Questa è un’idea che nasce tra il 1948 e il 1975 in Giappone, in pieno dopoguerra, negli stabilimenti della Toyota.

Prova a immaginare: una nazione in ginocchio tenta di risollevarsi, le aziende non possono attingere a risorse illimitate: devono ottimizzare. In quest’ottica si sviluppa un pensiero che porta tutti, dai dirigenti agli operai, a massimizzare ciò che si ha a disposizione.

Questo processo ha preso il nome di Just-in-time manufacturing, ma poi si è passato a TPS (Toyota Production System) per identificare l’opera organizzativa di Sakichi Toyoda, Kiichiro Toyoda e Taiichi Ohno che si basa su un passo decisivo:“Reducing flow times within production system as well as response times from suppliers and to customers”.

La diffusione del Toyota Production System e della metodologia snella di produzione è avvenuta grazie all’opera letteraria di  James P. Womack and Daniel T. Jones: La macchina che ha cambiato il mondo. In questo testo si trovano i punti fermi della  lean organization che possono essere applicati a diverse realtà. Anche al tuo ufficio.

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Principi del pensiero snello da portare in ufficio

La metodologia lean consente di applicare in diverse circostanze principi che consentono di cambiare in meglio la vita aziendale, compreso quella in ufficio. I pilastri del pensiero snello non si applicano solo alla produzione industriale, quindi alla catena di montaggio. Ma quali sono? Su quali punti si deve lavorare? Ci sono 5 step da non sottovalutare:

  • Definire il valore dal punto di vista del cliente e mettere da parte quella che è una visione individuale.
  • Individuare il flusso del valore per produrre il bene o il servizio; individuare ciò che viene definito come spreco.
  • Rendere fluide tutte le operazioni, creare un percorso senza intoppi e riducendo i tempi morti del tracciato.
  • Impostare il processo produttivo attraverso la logica pull e non push per ottimizzare il lavoro interno.
  • Raggiungere la perfezione attraverso un processo di continuo miglioramento interno.

Dei diversi punti elencati uno dei più importanti è sicuramente quello del meccanismo pull. Vale a dire un cambio completo di mentalità produttiva in cui non si produce più in abbondanza per poi perdere il lavoro o immagazzinarlo, si ragiona in termini di segmentare l’opera intorno alla domanda. Senza sprechi e sbavature inutili.

 


Tecniche lean ed esempi virtuosi per l’ufficio

I punti elencati sono quelli che fanno capo a una teoria di base della lean production, ma nell’azione quotidiana ci sono dei passaggi che fanno la differenza. E che diventano centrali anche nel tuo lavoro sul lean office.

lean office

L’applicazione del Lean Office migliora il benessere dei dipendenti e la produttività

In primo luogo si opera a stretto contatto con il ritmo dettato dal cliente. Si sincronizza il flusso operativo, non si lavora di più del necessario. Il marketing si occupa di aumentare la richiesta, l’ufficio opera per rispondere subito e produrre un servizio degno di nota. A tutto questo si aggiungono i punti della metodologia 5S.

  • Seiri – Dividi ciò che ti serve per produrre e lavorare bene da ciò che, invece, non è altro che un intralcio.
  • Seiton – Riordina la postazione di lavoro, l’efficienza è data anche da questo passo universale.
  • Seiso – Dopo il riordino c’è la pulizia: la postazione di lavoro efficiente è pulita, limpida.
  • Seiketsu – Standardizza le operazioni, non improvvisare e inventare ogni volta delle procedure nuove.
  • Shitsuke – Diffondere questa metodologia in ogni angolo della realtà aziendale.

Lasciare i termini originali, in giapponese, vuol dire rendere omaggio alla matrice di questo pensiero così importante per lo sviluppo di qualsiasi azienda o ufficio. Perché questo è uno dei punti essenziali della metodologia lean: può essere esportata in diverse realtà, a patto che ci sia la mentalità giusta per affrontare le nuove sfide.

Quali sono i vantaggi reali di un lean office?

Prova a immaginare i lati positivi di un ufficio basato sul pensiero agile e snello che anima il lean thinking. Puoi ottenere di più ottimizzando quello che hai già, senza nuovi investimenti. Semplicemente implementando quello che già fai tutti i giorni: il lean office lavora su tempi e degli spazi.

Senza dimenticare i benefici che arrivano da una mentalità protesa all’approccio lean: niente barriere, scogli e frizioni. Puntare su un ufficio del genere non è un’utopia, ma un percorso che ti dà la possibilità di non perdere di vista le priorità. Vale a dire la lotta agli sprechi, alle interruzioni che fanno perdere tempo, alle risorse inutili.

Per approfondire: l’azienda cresce con la produzione snella

Pronto per un ufficio funzionale ed efficace?

La verità è questa: per creare un ufficio snello c’è bisogno di volontà. Gli strumenti sono a portata di mano, il capitale umano può fare tanto ma se non c’è uno snellimento interno dei processi le abilità individuali si perdono.

lean office pdf

Ecco l’ufficio che funziona.

Devi abbattere muri e ridurre perdite di tempo, ma soprattutto devi scardinare routine che accolgono il tuo desiderio di immobilismo: non è facile cambiare, questo è chiaro. Il metodo per creare un lean office ti consente di procedere un passo alla volta, individuando perdite di tempo e ottimizzando gli spazi, i processi, le procedure.

Il tutto senza traumi, con un’opera costante e continuo per combattere lo spreco, quello che per i giapponesi era il concetto di Muda. Allora, sei pronto per lavorare in questa direzione? Vuoi anche tu un ufficio snello?

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