Quando si parla di lean office l’attenzione va subito verso il concetto chiave che si trova dietro questo elemento: l’efficienza. D’altro canto ogni azienda lavora incessantemente per migliorare prestazioni e risultati.

Quindi devi ottimizzare ogni attività. Siamo convinti di questo punto, non a caso parliamo di metodo lean per snellire i processi e portare la tua attività verso risultati sempre migliori.

La tua produttività può aumentare e portarti ad aumenti di fatturato mantenendo analoghe risorse se ben organizzate, quindi far crescere la tua azienda senza ulteriori investimenti.

Cos’è il lean office: traduzione e significato

Il lean office è l’attuazione dei principi di efficienza aziendale declinati ai processi amministrativi ed informativi. In particolar modo questa soluzione prende spunto dai principi del lean thinking.

Vale a dire il pensiero snello, la capacità di un’impresa di lavorare al meglio ottimizzando le risorse interne. In che misura? Riducendo gli sprechi e aumentando le attività a valore aggiunto

Non a caso uno dei perni del modello aziendale che fa capo lean thinking si riconosce nel Kaizen. Con questo termine giapponese si identifica l’atteggiamento costante verso al miglioramento continuo. Cosa significa?

Per approfondire: l’azienda cresce con la produzione snella

Toyota, la definizione del concetto lean

Quando si parla di lean office non si può far a meno di evocare le origini dell’idea che si trova alla base di quest’obiettivo. Lo scopo di tutto ciò: applicare al tuo ufficio i principi aziendali del metodo lean. Questa è un’idea che nasce tra il 1948 e il 1975 in Giappone, in pieno dopoguerra, negli stabilimenti della Toyota.

Prova a immaginare: una nazione in ginocchio tenta di risollevarsi, le aziende non possono attingere a risorse illimitate: devono ottimizzare. In quest’ottica si sviluppa un pensiero che porta tutti, dai dirigenti agli operai, a massimizzare ciò che si ha a disposizione.

Questo processo ha preso il nome di Just-in-time manufacturing, ma poi si è passato a TPS (Toyota Production System) per identificare l’opera organizzativa di Sakichi Toyoda, Kiichiro Toyoda e Taiichi Ohno che si basa su un passo decisivo: “Reducing flow times within production system as well as response times from suppliers and to customers”.

La diffusione del Toyota Production System e della metodologia snella di produzione è avvenuta grazie all’opera letteraria di  James P. Womack and Daniel T. Jones: La macchina che ha cambiato il mondo. In questo testo si trovano i punti fermi della  lean organization che possono essere applicati a diverse realtà. Anche al tuo ufficio.

Principi del pensiero snello da portare in ufficio

La metodologia lean consente di applicare in diverse circostanze principi che consentono di cambiare in meglio la vita aziendale, compreso quella in ufficio. I pilastri del pensiero snello non si applicano solo alla produzione industriale, quindi alla catena di montaggio. Ma quali sono? Su quali punti si deve lavorare? Ci sono 5 step da non sottovalutare:

  • Definire il valore dal punto di vista del cliente e mettere da parte quella che è una visione individuale.
  • Individuare il flusso del valore per produrre il bene o il servizio; individuare ciò che viene definito come spreco.
  • Rendere fluide tutte le operazioni, creare un percorso senza intoppi e riducendo i tempi morti del tracciato.
  • Impostare il processo produttivo attraverso la logica pull e non push per ottimizzare il lavoro interno.
  • Raggiungere la perfezione attraverso un processo di continuo miglioramento interno.

Dei diversi punti elencati uno dei più importanti è sicuramente quello del meccanismo pull. Vale a dire un cambio completo di mentalità produttiva in cui non si produce più in abbondanza per poi perdere il lavoro o immagazzinarlo, si ragiona in termini di segmentare l’opera intorno alla domanda. Senza sprechi e sbavature inutili.

Tecniche lean ed esempi virtuosi per l’ufficio

I punti elencati sono quelli che fanno capo a una teoria di base della lean production, ma nell’azione quotidiana ci sono dei passaggi che fanno la differenza. E che diventano centrali anche nel tuo lavoro sul lean office.

ufficio snello

Il segreto di un grande lean office: tutti affiatati.

In primo luogo si opera a stretto contatto con il ritmo dettato dal cliente. Si sincronizza il flusso operativo, non si lavora di più del necessario. Il marketing si occupa di aumentare la richiesta, l’ufficio opera per rispondere subito e produrre un servizio degno di nota. A tutto questo si aggiungono i punti della metodologia 5S.

  • Seiri – Dividi ciò che ti serve per produrre e lavorare bene da ciò che, invece, non è altro che un intralcio.
  • Seiton – Riordina la postazione di lavoro, l’efficienza è data anche da questo passo universale.
  • Seiso – Dopo il riordino c’è la pulizia: la postazione di lavoro efficiente è pulita, limpida.
  • Seiketsu – Standardizza le operazioni, non improvvisare e inventare ogni volta delle procedure nuove.
  • Shitsuke – Diffondere questa metodologia in ogni angolo della realtà aziendale.

Lasciare i termini originali, in giapponese, vuol dire rendere omaggio alla matrice di questo pensiero così importante per lo sviluppo di qualsiasi azienda o ufficio. Perché questo è uno dei punti essenziali della metodologia lean: può essere esportata in diverse realtà, a patto che ci sia la mentalità giusta per affrontare le nuove sfide.

Quali sono i vantaggi reali di un lean office?

Prova a immaginare i lati positivi di un ufficio basato sul pensiero agile e snello che anima il lean thinking. Puoi ottenere di più ottimizzando quello che hai già, senza nuovi investimenti. Semplicemente implementando quello che già fai tutti i giorni: il lean office lavora su tempi e degli spazi.

Senza dimenticare i benefici che arrivano da una mentalità protesa all’approccio lean: niente barriere, scogli e frizioni. Puntare su un ufficio del genere non è un’utopia, ma un percorso che ti dà la possibilità di non perdere di vista le priorità. Vale a dire la lotta agli sprechi, alle interruzioni che fanno perdere tempo, alle risorse inutili.

Per approfondire: l’azienda cresce con la produzione snella

Pronto per un ufficio funzionale ed efficace?

La verità è questa: per creare un ufficio snello c’è bisogno di volontà. Gli strumenti sono a portata di mano, il capitale umano può fare tanto ma se non c’è uno snellimento interno dei processi le abilità individuali si perdono.

ufficio efficace

Ecco l’ufficio che funziona.

Devi abbattere muri e ridurre perdite di tempo, ma soprattutto devi scardinare routine che accolgono il tuo desiderio di immobilismo: non è facile cambiare, questo è chiaro. Il metodo per creare un lean office ti consente di procedere un passo alla volta, individuando perdite di tempo e ottimizzando gli spazi, i processi, le procedure.

Il tutto senza traumi, con un’opera costante e continuo per combattere lo spreco, quello che per i giapponesi era il concetto di Muda. Allora, sei pronto per lavorare in questa direzione? Vuoi anche tu un ufficio snello?

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