Parlare di Lean Administration significa parlare di come ottimizzare la gestione amministrativa in azienda grazie alle strategie del lean office applicate in ambito amministrazione e contabilità.

Perché nella maggior parte dei casi si pone grande attenzione al risparmio e all’ottimizzazione del processo produttivo, ma non alla vita amministrativa della propria impresa. Questo si trasforma automaticamente in perdita.

Lo spreco di risorse diventa un costo per l’azienda. Non un investimento utile per ottenere uno scopo. Se pensi al corrispettivo economico per acquistare la materia prima che ti serve per ottenere un bene sai che questo è un investimento necessario. Tutto ciò che è in più diventa perdita.

Ci sono, in particolare, alcuni errori e sprechi ricorrenti: all’interno degli uffici amministrativi vengono spesso svolte molte funzioni di verifica a posteriori e di registrazione dati, oppure le operazioni possono richiedere diverse transazioni con relativa inutile complessità.

Il metodo lean è proprio questo: riduce gli sprechi e raggiunge l’ottimizzazione massima nel tempo. Ciò diventa essenziale in ogni maglia dell’azienda, anche quando si lavora sul miglioramento degli ingranaggi che permettono ai tuoi uffici di amministrare. Ma come applicare il lean administration alla tua realtà?

Per approfondire: l’azienda cresce con la produzione snella

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Lean administration: di cosa si tratta

Quando si parla di lean administration bisogna, in primo luogo, comprendere le basi che portano ad affrontare quest’argomento. Con questo concetto si intende un approccio organizzativo all’attività produttiva che tende a ridurre il più possibile gli sprechi fino a raggiungere quello che in giapponese viene definito kaizen.

Vale a dire perfezione ottenuta in modo ponderato, senza rivoluzioni improvvise ma con l’osservazione e il miglioramento costante. Questo è ciò che si fa, ad esempio, nel lean manufacturing e in altri settori.

Cos'è il metodo lean

La lean production nasce per snellire il processo delle aziende automobilistiche della Toyota in un periodo che va dal secondo dopoguerra agli anni Settanta del XX secolo. In un Giappone provato dal conflitto, ottimizzare le risorse era un obbligo per un’industria come quella del settore automobilistico.

Così Taiichi Ohno, ideatore del Toyota Production System, ha pensato alla necessità di snellire la fabbrica senza isolare il percorso virtuoso, ma portando il metodo lean negli uffici. Per lavorare lontano dai compartimenti stagni. Bisogna abbracciare una visione olistica del miglioramento. I plus di quest’idea si agitano sotto i nostri occhi.

Quali sono i vantaggi della lean administration

Il concetto di lean office prende le sue radici dal metodo snello definito dalla Toyota e diffuso dal libro La macchina che ha cambiato il mondo. I principi sono gli stessi e riguardano la capacità manageriale di gestire un luogo, con tutte le sue dinamiche, in modo da diminuire gli sprechi. E massimizzare i profitti grazie a un uso accorto delle risorse:

  • Tempo.
  • Scorte.
  • Spazio.
  • Spostamenti.

I vantaggi di un approccio simile sono impossibili da ignorare. In primo luogo perché si tratta di un processo unico che abbraccia tutti gli elementi del team creando consapevolezza e condivisione degli scopi. Non ci sono barriere o individualismi, ma c’è uno spirito di corpo che guida i singoli a lavorare insieme agli altri per raggiungere un unico scopo.

Inoltre applicare il lean office è un modo per ottenere vantaggi in termini di fatturato senza investire altre risorse o assumere nuovo personale. Tutto si basa sull’idea che le attività debbano essere liberate dai freni che a volte si creano a causa delle abitudini inadeguate e alle idee superate o legate a vecchi paradigmi.

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Lean Administration in pratica

Ora ti starai chiedendo come applicare il lean office nella realtà quotidiana per migliorare l’ufficio? Il primo passo è quello del Value Stream Mapping, una sorta di mappatura di tutti i processi interni che viene utilizzata per individuare i singoli passaggi del flusso produttivo, con relativi punti di forza e nodi che strozzano l’attività.

value-stream-mapping

Esempio di Value stream Mapping eseguita per un’azienda cliente

 

Ecco una definizione di Wikipedia (molto completa sul tema) per capire meglio qual è il cuore pulsante di questo lavoro che può diventare centrale per migliorare le performance in ufficio:

The purpose of value stream mapping is to identify and remove or reduce “waste” in value streams, thereby increasing the efficiency of a given value stream. Waste removal is intended to increase productivity by creating leaner operations which in turn make waste and quality problems easier to identify.

La Value Stream Mapping, o VSM, è prima di tutto uno strumento indispensabile per creare un progetto a lungo terminee un ufficio capace di migliorarsi in modo strutturale. Una volta individuati i punti del flusso, è più facile capire come e dove posizionare le risorse. Eliminando sovrapposizioni, sprechi e attese. Qualche esempio?

Miglioramento del posto di lavoro

Sembra un passaggio superfluo, ma è proprio da questi passaggi che si inizia. È molto importante avere a disposizione uno spazio operativo pulito e ben organizzato. L’attenzione si rivolge alla propria scrivania e degli spazi comuni: devi avere sempre tutto a disposizione, nello stesso luogo, ed eliminare ciò che non serve.

Snellimento dei passaggi interni

Quante volte capita di spostare risorse senza motivo? Parliamo di persone e non solo: ci sono documenti, fogli, oggetti e comunicazioni cartacee. Senza dimenticare le email e le telefonate. Applicare il lean office dopo un buon lavoro sul documento VSM vuol dire capire cosa togliere e cosa, invece, lasciare per il beneficio del tuo intento.

Eliminare ciò che non serve

Ad esempio i tempi lunghi d’attesa che non hanno alcuna utilità per l’attività amministrativa, senza perdere di vista l’ottimizzazione inutile e superflua dell’informazione. Devi rendere facile da raggiungere ciò che serve, senza perdere tempo e costringere i dipendenti a inutili percorsi sia fisici che digitali. Togliere ciò che non serve:

  • Operazioni senza benefici che dovrebbero essere eliminate.
  • Azione necessaria per raggiungere l’obiettivo ma senza plus.
  • Attività con valore aggiunto per raccogliere i frutti migliori.

Come vedi il processo non è casuale. Questo significa snellire percorsi e circuiti di email, telefonate, documenti, domande e risposte. Il tutto deve essere accompagnato a una performance culture dedita al misurare ciò che è stato fatto per eliminare il muda, ovvero lo spreco. E muoversi nella direzione del miglioramento continuo.

Per approfondire: dove guadagna e perde la tua azienda?

Puoi applicare il lean office alla tua realtà?

L’idea che vuoi mettere in pratica è semplice: trasformare l’ufficio in un manifesto del lean thinking, il pensiero snello che consente di lavorare bene con le possibilità che hai a disposizione. Non sempre per migliorare la produttività (di una catena di montaggio o di un ufficio amministrativo) devi rivoluzionare, assumere, ripensare.

applicare il lean Office

Puoi muoverti a caso, senza strategia e con il rischio di perdere ciò che hai già creato di buono. Il metodo lean ti dà la possibilità di migliorare un passo alla volta, osservando e ottimizzando. Vuoi operare in questo modo? La formazione in lean management può essere la strada giusta per il tuo team, chiedici maggiori informazioni.

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