La comunicazione efficace in azienda è uno dei pilastri fondamentali per affrontare le sfide del mercato complesso in cui viviamo.

Obeya invece è un termine giapponese che significa letteralmente “grande stanza” ed è un potente strumento di Lean Manufacturing. Fu introdotto per la prima volta dal Presidente del CDA di Toyota, Takeshi Uchiyamada per monitorare e ottimizzare il processo di sviluppo e progettazione della nuova Toyota Prius.

Per chi non fosse del settore, la Toyota Prius non era semplicemente una delle tante auto Toyota già prodotte con successo. Era la prima automobile ibrida benzina-elettrica al mondo prodotta in serie. Il che, come puoi ben immaginare, di problematiche e potenziali incognite nel processo di sviluppo e realizzazione prodotto, ne portava a tonnellate.

Si tratta di una situazione oggi più che mai comune, dato il mondo VUKA (volatile, incerto, complesso, ambiguo) in cui siamo chiamati ad operare: volente o nolente sei chiamato ad innovare strategicamente per poter essere competitivo e questo ti mette di fronte ad incognite e variabili sconosciute.

E in queste circostanze la comunicazione efficace in azienda è un fattore chiave per “unire i puntini”, prevenire i problemi, anticipare soluzioni migliorative e soprattutto condividere il sapere in modo efficace, onde evitare che il processo si blocchi al primo raffreddore del responsabile di progetto (e considerato che i “raffreddori” in epoca covid possono andare parecchio per le lunghe, non è un problema da poco).

Tornando quindi a Uchiyamada, il suo obiettivo era trovare un modo per evitare che i dipendenti se ne rimanessero chiusi ciascuno nel proprio ufficio, a capo del proprio piccolo “regno” di sapere non condiviso. Voleva farli parlare, condividere, fare brainstorming ma anche discutere di informazioni chiave e risolvere problemi urgenti.

L’idea alla base di questa metodologia, infatti, è abbattere le barriere che impediscono ai dipendenti di collaborare e condividere informazioni in tempo reale.

Se ci pensi, molto più spesso oggi la situazione in azienda rientra invece in uno di questi due casi:

  1. Riunioni fiume a cui tutti preferirebbero la morte piuttosto che partecipare
  2. Uno zelante capo progetto o responsabile di R&S o di industrializzazione o comunque di una parte legata allo sviluppo strategico che passa gran parte del proprio tempo correndo da un ufficio all’altro cercando di collegare puntini che insieme non vogliono stare.

Ecco, ciò che la comunicazione efficace interna in azienda permette di fare è evitare questa (ennesima) dispersione di energie, risorse e potenziale umano.

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Cos’è la comunicazione aziendale efficace

La comunicazione efficace è una vera e propria scienza  che si occupa di studiare i meccanismi per cui certi tipi di comunicazioni vanno a buon segno mentre altri no.  L’obiettivo ovviamente non è quello semplicemente di disquisire di teoria ma soprattutto rendere disponibili tecniche che permettano di migliorare la propria efficacia nel trattare con gli altri.

Semplificando al massimo la comunicazione efficace è l’insieme di strumenti e tecniche per comunicare in cui:

  • chi parla si fa carico della responsabilità di far comprendere il messaggio dell’altro, considerate le sue preconoscenze, il suo contesto, la sua capacità insomma di “comprendere”
    comunicazione efficace interna aziendale
  • ascoltare altrettanto attentamente, con ascolto attivo e stile assertivo
  • il tutto all’interno di un fondamentale e indispensabile clima di fiducia.

Perché è importante la comunicazione efficace in azienda

Anche se non vuoi comunichi. E questo spiega chiaramente perché è così importante la comunicazione efficace in azienda. Perché anche quando restiamo zitti e immobili senza proferire parola, con l’intenzione esplicita di opporre muta resistenza ed essere impenetrabili, di fatto stiamo comunicando.

L’unico modo che hai per NON comunicare è essere chiuso in una stanza isolato dal mondo. In qualunque altra circostanza stai comunque comunicando a prescindere dal fatto che la tua voce non si senta fisicamente. Comunichi sui social, anche con un semplice “mi piace” o commento. Comunichi via mail (o mal comunichi). Comunichi con i gesti, gli sguardi, le micro espressioni del viso.

Comunichi stando in silenzio perché stai comunque dicendo che NON vuoi qualcosa MA non ti esprimi apertamente, il che dunque apre a mille interpretazioni non sempre vantaggiose.

Insomma, visto che non comunicare è impossibile, a meno che tu non viva sul cocuzzolo della montagna, tanto vale dotarsi degli strumenti per comunicare in un modo efficace al raggiungimento dei nostri obiettivi, più che mai in azienda.

In azienda infatti, il saper comunicare efficacemente fa tutta la differenza per il successo dell’azienda. A causa di una comunicazione non efficace si possono creare disallineamenti, errori, incomprensioni, resistenze che rallentano o addirittura mettono a repentaglio il buon funzionamento dell’azienda.

La comunicazione infatti, oltre a servire per trasferire informazioni, è fondamentale anche perché determina il benessere organizzativo, definisce il clima in cui si lavora e in definitiva la qualità della propria giornata. Una buona comunicazione produce miglior comprensione, migliori condizioni operative e dunque migliori risultati.

Quando la comunicazione è efficace?

Una comunicazione è efficace quando ottiene il trasferimento di informazioni desiderato dal mittente senza creare attriti, incomprensioni e resistenze in chi la riceve.

L’efficacia della comunicazione dunque prevede chiarezza, carisma, credibilità e capacità di persuasione.  Caratteristiche queste che, a loro volta, hanno moltissimo a che fare con la chiarezza di obiettivi in chi comunica e la capacità di condividerli, “ingaggiando” attivamente chi ha attorno, anche tenuto conto delle caratteristiche personali delle persone a cui ci si rivolge.

Non ci si può infatti chiaramente aspettare lo stesso grado di comprensione delle dinamiche aziendali da un neoassunto rispetto ad un veterano. Per non parlare poi di tutte le questioni legate alla forza lavoro straniera con cui può succedere di avere a che fare.

Per una comunicazione efficace bisogna tener presenti tre aspetti fondamentali:

  • Il messaggio da trasmettere
  • Il contesto di chi ascolta e dunque la sua recettività, interesse o punto di eventuale ostilità – resistenza in cui si trova
  • Il fatto che detto non significa fatto nè tanto meno automaticamente memorizzato

 

Come migliorare la comunicazione in azienda

Uno dei punti più critici e decisivi per la comunicazione interna in azienda è dato dalle riunioni. Ed è il punto su cui si vedono fare più errori catastrofici nelle aziende. Riunioni fiume, riunioni inutili, riunioni con caccia al colpevole o al capro espiatorio, riunioni fatte per protestare senza mai trovare soluzioni, riunioni fuggi-fuggi dove tutti si impegnano a defilarsi il più possibile sperando che finisca quanto prima, ecc. ecc. ecc.

Pochissime sono le realtà aziendali capaci di far percepire ai propri collaboratori il vero senso di ciò che una riunione e una comunicazione aziendale efficace dovrebbero costituire:

  • sviluppare il senso di appartenenza,
  • agevolare il trasferimento di informazioni,
  • alimentare relazioni positive,
  • creare un contesto favorevole alla creatività, al problem solving e al brainstorming, con l’obiettivo comune di individuare e risolvere problemi, possibilmente prima che si manifestino.

comunicazione aziendale non efficace

Molto più spesso invece le riunioni sono gestite male, causa di noia e percepite come una perdita di tempo, una mancanza di rispetto del tempo delle persone. Moltissimi poi sono i lavoratori che si sentono completamente impotenti rispetto a ciò che viene svolto in azienda, con la chiara sensazione che qualunque cosa propongano venga automaticamente cestinato.

Errori da evitare per avere una comunicazione efficace in azienda

Per quanto detto fin qui è facile individuare i più comuni errori che rendono inefficace la comunicazione interna in azienda

  • mancanza di chiarezza nell’obiettivo della comunicazione
  • ricerca di “capri espiatori” anziché di risposte operative condivise
  • comunicare con aggressività
  • comunicare con passività
  • dare feedback sempre e solo negativi
  • non valorizzare l’impegno degli altri
  • disattenzione
  • mancanza di coerenza tra ciò che si chiede/dice e ciò che si fa

Molto più difficile invece è trasferire in un contesto aziendale le competenze e abilità per una comunicazione efficace. Niente di più frequente incontrare realtà aziendali in cui sono stati coinvolti i lavoratori in classici corsi di comunicazione efficace senza nessun reale concreto miglioramento della situazione. Questo succede perché anche nella comunicazione, così come in ogni altro contesto, la vera differenza è data dal grado con cui le strategie, abilità e strumenti sono calati nella realtà quotidiana.

Inutile insegnare teoricamente i principi della comunicazione se poi non c’è un affiancamento adeguato nel calare questi principi nella realtà di ogni giorno. Ecco perché, anche in questo caso, il metodo lean è così efficace.

Lean communication: principi e tecniche della comunicazione strategica

Uno dei pilastri fondamentali del Sistema Toyota è che le persone costituiscono la principale risorsa strategica di ogni organizzazione e sono anche il fattore critico nei processi di cambiamento e innovazione strategica. Per questo, nel sistema Toyota, si lavora attivamente per coltivare capacità comunicative che permettono una maggiore efficacia nella gestione delle relazioni interpersonali, oltre che nel trasferimento strategico di informazioni o nell’implementazione di attività di trasformazione, riorganizzazione e innovazione aziendale.

Lo strumento principale del Sistema Toyota al servizio della lean communication è l’Obeya Room.

Obeya (大部屋) è una parola giapponese che letteralmente significa “grande stanza”, all’interno della quale lavorano insieme il Capo Progetto e tutti i membri del team.
Fu introdotto per la prima volta dal Presidente del CDA di Toyota, Takeshi Uchiyamada per monitorare e ottimizzare il processo di sviluppo e progettazione della nuova Toyota Prius.

Grazie a questo metodo Uchiyamada riuscì a ottimizzare i flussi e ridurre i tempi di comunicazione tra i progettisti coinvolti, ottenendo l’allineamento di tutta la squadra agli obiettivi e alle priorità del progetto, facendo scaturire scelte tecniche e soluzioni ai problemi man mano da risolvere evitando tutti gli errori tipici delle incomprensioni e disallineamenti interni.

Quello che ottenne Toyota fu un risultato così straordinario da fare, anche in questo caso, scuola. Nel corso degli anni a venire tantissime aziende hanno adottato i principi e strumenti dell’Obeya Room per promuovere innovazione e miglioramento in azienda, a partire dalla comunicazione efficace.

Grazie alle Obeya Room è possibile ridurre i tempi di comunicazione e soprattutto diminuire drasticamente tutti quei disallineamenti che impediscono di anticipare o risolvere tempestivamente eventuali problematiche che ovviamente si incontrano nella quotidiana operatività aziendale

Con il metodo Obeya si raggiunge il massimo dell’efficacia perché si uniscono i vantaggi del dialogo diretto al supporto di un metodo sistemico progettato per ottimizzare l’intero flusso di informazioni.

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