Comunicare in azienda: tutti lo facciamo, ogni giorno. Pochi lo fanno veramente bene. Una delle lacune infatti che vedo più spesso, all’interno delle organizzazioni che vogliono migliorare, è proprio la mancanza di buona comunicazione.
Una delle prime domande che faccio all’imprenditore o ai collaboratori dell’impresa è: “Quand’è l’ultima volta che avete organizzato un corso di comunicazione?”
Nell’80% dei casi non si è mai investito del tempo per affrontare queste tematiche oppure è stato fatto in modo superficiale, giusto perché “ce l’ha proposto l’ente di formazione e non sapevamo bene che altro corso far fare”.
Eppure questo, ti posso assicurare, è uno dei motivi per il quale oggi la tua organizzazione è poco efficace o quantomeno non è efficiente quanto potrebbe essere.
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Comunicare in Azienda: la lezione Lean di Toyota
La tua azienda in questo stesso momento potrebbe generare più valore nel mercato se solo i processi di comunicazione interna ed esterna fossero ottimizzati.
So che può sembrarti un’esagerazione eppure, anche in questo caso la filosofia lean ha grandi lezioni da insegnare. Se ancora non l’hai letto, ti invito a scoprire la storia esemplare del Presidente del CDA di Toyota, Takeshi Uchiyamada e della sua Obeya Room per la comunicazione efficace in azienda: una strategia che gli ha permesso di superare la grande sfida di realizzare la prima auto ibrida – la Prius – superando i mille ostacoli che aveva davanti, grazie ad una comunicazione specialmente efficace.
In questo post voglio trattare il tema da un’altra importantissima angolatura: l’impatto sul processo di apprendimento e sull’esecuzione delle attività – dunque anche sull’efficienza aziendale – del comunicare in azienda in modo strategico e non casuale.
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Comunicare in azienda efficacemente: un asset strategico
Che non sia possibile non comunicare lo disse già nell’ormai lontano 1967 il famoso psicologo Paul Watzlawick e altri importanti esponenti della Scuola di Palo Alto. In un testo che tuttora rappresenta il principale punto di riferimento nel mondo della comunicazione interpersonale, intitolato “Pragmatica della comunicazione umana” raccontarono dei loro studi sulle interazioni umane: comunichiamo tutti i giorni, con qualsiasi persona, più o meno consapevolmente, attraverso parole e gesti, per descrivere fatti ed eventi, per intraprendere relazioni sociali e suscitare emozioni.
Watzlawick Paul, Beavin J. H., Jackson D. D. individuarono 5 assiomi della comunicazione cioè 5 proprietà tipiche della comunicazione che hanno essenziali implicazioni relazionali. In questo momento ci interessa considerare i primi due assiomi:
1°ASSIOMA: non si può non comunicare. La non-comunicazione è impossibile, perché qualsiasi comportamento comunica qualcosa di noi ed è impossibile avere un non-comportamento. Per quanto una persona con la sua passività e i suoi silenzi trasmetta la volontà di non comunicare con un altro individuo, sta comunque inviando un messaggio, e quindi, comunica di non voler comunicare. Qualunque cosa fai o dici, qualunque scelta o qualunque atteggiamento assumi, comunica alcuni aspetti di te stesso agli altri. La domanda non è “se” una persona stia comunicando, ma “cosa” stia comunicando, anche tramite la sua apparente assenza.
Ora pensa: quante volte in azienda, durante una riunione, uno o più tuoi collaboratori si chiudono in un ostinato silenzio che non sai come scalfire se non con minacce o alzando la voce?
Ecco, questo è un primo facilissimo esempio di cosa succede quando non sappiamo come comunicare in azienda.
2°ASSIOMA:all’interno di ogni comunicazione si possono individuare due livelli. Il primo livello è quello del contenuto, e dice “cosa” stai comunicando; il secondo è quello della relazione, e indica il“tipo di relazione” che vuoi instaurare con la persona a cui ti rivolgi.Oltre al contenuto oggettivo del linguaggio, ossia i dati che esso trasmette in superficie, c’è anche un aspetto che definisce la relazione stessa dei soggetti interessati.
Ora pensa: quante volte in azienda hai dato un’indicazione o impartito un ordine e ciò che hai richiesto non è stato eseguito? Questo – molto più spesso di quanto si creda – è dovuto al fatto che i tuoi collaboratori hanno colto dei meta-messaggi non allineati alle indicazioni. Detta in altre parole, le informazioni sono passate, ma il tipo di relazione non era tale da portare la persona a ricordare la tua indicazione o eseguire l’ordine. Mancanza di leadership (altro tema molto scottante) o mancanza di comprensione del messaggio: in entrambi i casi il risultato è che comunicare in azienda è molto spesso un campo di incomprensioni anziché di efficacia.
Perché saper comunicare in azienda EFFICACEMENTE è fondamentale anche per la competitività
A tutto quanto detto fin qui aggiungiamo il fatto che non esiste tecnologia software o macchinario che possa sostituire la comunicazione fra persone.
Non puoi quindi in alcun modo bypassare l’esigenza di impostare sistemi e metodi efficaci per comunicare in azienda: come sarebbe se non ci fossero più incomprensioni nelle comunicazioni tra te e i tuoi collaboratori? Come sarebbe se le comunicazioni fra i vari uffici o funzioni della tua azienda fossero più efficienti, più efficaci?
Solo grazie a questo ti posso assicurare che la tua impresa può accelerare il processo di crescita e diventare veramente un’impresa efficiente: non hai idea di quanti siano gli sprechi di risorse, tempo, energie che si hanno quando il comunicare in azienda è lasciato al caso.
Quando invece comunicare in azienda diventa una competenza strategica, tutto fluisce in modo spontaneo e naturale. Il benessere aziendale migliora, perché le persone si trovano più a proprio agio. La conflittualità diminuisce, ci sono meno giorni di malattia e assenza dal lavoro, lo stress lavoro correlato diminuisce, i risultati migliorano.
Ma soprattutto, quando insegni ai tuoi collaboratori a comunicare in azienda efficacemente, hai la certezza che le informazioni chiave vengano trasferite in modo corretto.
Comunicare in azienda correttamente aiuta il processo di apprendimento
Oggi ci troviamo continuamente a dover modificare la nostra operatività, a dover formare nuove persone o cambiare processi. Anche in questi casi lo scoglio di una comunicazione in azienda non buona può far infrangere anche le navi più solide.
Ogni persona passa attraverso 4 fasi quando apprende qualcosa: il livello di partenza per tutti è quello dell’incompetenza inconsapevole, non sai di non sapere qualcosa.
A fronte di domande che ti poni o di richieste esterne capisci di non sapere e diventi consapevolmente incompetente. Qui c’è lo scatto più complesso: si attiva la frustrazione e la resistenza. Solo grazie ad una comunicazione efficace e competente si riesce a far maturare la persona quanto basta perché possa passare al livello successivo ovvero quello della competenza consapevole. Da lì, l’ultimo passo si matura con l’allenamento della competenza su cui, di nuovo, una comunicazione sbagliata può fare danni micidiali! Pensa a quando “bocci” i tentativi di cambiamento dei tuoi collaboratori o quando giudichi con severità. L’asciuttezza o la durezza dei tuoi commenti e giudizi può bloccare l’ultimo prezioso passaggio che permetterebbe di maturare la condizione ottimale di competenza inconsapevole, ovvero quando fai qualcosa automaticamente senza più sforzo.
In tutto questo, un percorso di riorganizzazione aziendale secondo il Lean Thinking diventa un alleato prezioso: ti permette di scovare sprechi, conflitti e disorganizzazioni che consumano tempo e risorse, abbassando il rendimento potenziale della tua azienda.
