Che cos’è l’approccio lean?

L’approccio lean è una modalità di gestione dell’azienda e dei processi, una strategia operativa che prevede la ri-progettazione e il miglioramento dei processi aziendali finalizzata ad aumentare l’efficacia e l’efficienza di processi aziendali. L’approccio lean permette di:

  • Capire cosa sta realmente succedendo nel luogo in cui viene creato il valore (detto Gemba)
  • Migliorare i processi che vanno dall’approvvigionamento alla consegna del prodotto/servizio
  • Sviluppare e responsabilizzare le persone attraverso la condivisione dei metodi di lavoro ottimizzati e il coinvolgimento del personale nell’implementazione delle attività di miglioramento

“Make ci ha aperto gli occhi su tante cose che noi internamente non vedevamo. Ci ha aiutato a rivoluzionare l’azienda a livello operativo: abbiamo ridisegnato completamente i processi. Il contributo di Make è stato decisivo: non avremmo mai potuto affrontare così velocemente le nuove complessità che man mano incontravamo. Le aziende hanno un grande bisogno di un supporto di questo genere per crescere.” (Alberto Andretta di Andretta Service)

Grazie all’implementazione in azienda dell’Approccio lean le aziende aumentano la loro capacità di innovare e dunque di competere nel mercato. 

Quali sono i benefici dell’approccio lean

Uno degli obiettivi fondamentali dell’approccio lean è l’aumento dell’efficienza ed efficacia in azienda attraverso un’analisi e ottimizzazione di tutto il flusso del valore, dalla produzione, alle attività di ufficio, fino alla consegna dei prodotti.

Tempi più brevi significa maggiore flessibilità operativa e riduzione dei magazzini.

Un ulteriore vantaggio, spesso sottovalutato, è il miglioramento del clima organizzativo. Le persone che lavorano in aziende Lean sono spesso persone motivate, che non lavorano in situazioni di continuo stress ed emergenza, che vedono valorizzate e considerate le proprie competenze. La Lean è un approccio oggi considerato irrinunciabile da moltissime PMI.

Per le PMI, realizzare cambiamenti radicali è spesso molto difficile per la difficoltà odierna di accedere al credito e per la situazione di incertezza che ancora persiste. La Lean invece permette di fare miglioramenti continui con investimenti limitati e, quindi, rende sostenibile il miglioramento.

Furono James P. Womack and Daniel T. Jones, due studiosi che hanno pubblicato il libro diventato storia, dal titolo “La macchina che ha cambiato il mondo” a parlare per la prima volta dell’approccio lean, analizzando e descrivendo la produzione degli stabilimenti Toyota, una realtà che ha cambiato il modo di intendere l’organizzazione interna del settore automotive.

Secondo Womack e Jones,  un’azienda che passa da una produzione classica a lotti e code ad una produzione a flusso continuo secondo l’approccio lean ottiene questi risultati:

  • aumento della produttività del 100%
  • riduzione delle scorte e dei tempi di produzione del 90%
  • riduzione degli errori per il cliente e degli scarti di processo del 50%
  • riduzione del time to market del 50%
  • può offrire con costi aggiuntivi modesti una più ampia varietà di prodotti
  • il tutto con investimenti molto modesti o addirittura liberandosi di impianti e attrezzature non necessarie

Risultati che sembrano strepitosi ma che – continuano Womack e Jones – sono solo il risultato di una prima immediata applicazione dell’approccio lean. L’approccio lean però è iterativo quindi prevede di continuare ad applicare procedure e metodi di miglioramento in modo ininterrotto e, di conseguenza, con ulteriori miglioramenti.

 

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Chi ha fondato il termine Lean?

Il termine “produzione snella” è stato coniato da John Krafcik nel suo articolo del 1988, “Triumph of the lean production system”, basato sulla sua tesi di laurea al MIT Sloan School of Management e poi ripresa da Womack e Jones nel loro libro. 

Come, quando e dove nasce il lean?

macchina-cambiato-mondo

La Toyota, verso la fine degli anni Quaranta decise di passare dal mercato delle macchine per tessitura al mercato dell’automobile. Tahichii Ono, direttore dello stabilimento in cui si decise di implementare il nuovo sistema di produzione, doveva fare fronte a grandi investimenti per acquistare le presse necessarie a stampare le parti della carrozzerie. La produzione però era ancora modesta all’inizio e l’azienda non aveva grandi risorse per investimenti ingenti, poteva permettersi soltanto presse di seconda mano e in numero limitato. Il che significava dover cambiare molto spesso gli stampi: negli Stati Uniti – giusto per dare un riferimento – il cambio stampi richiedeva un tempo superiore a 8 ore e negli USA come in qualunque altro stabilimento automotive del mondo, era un’attività delicata e quindi affidata a degli specialisti.

Ohno decise di rivoluzionare il sistema e per ridurre il tempo di cambio stampi, assegnò il compito agli stessi addetti alle presse anziché agli specialisti. Il tempo del cambio stampo passò in alcuni anni da 8 ore a 3 minuti.

Quello che obbligò la Toyota a pensare diverso dal resto del mondo era la necessità di sopravvivere in un contesto critico come quello giapponese del secondo dopo guerra. La carenza di materie prime, i cambiamenti nel mondo del lavoro e l’evoluzione della domanda di mercato, indussero la Toyota a ricercare nuovi sistemi organizzativi volti alla riduzione dei costi e all’aumento della produttività.

“Fare di più con meno”, era la filosofia alla base della lotta, “quasi ossessiva”, di Tahichi Ohno agli sprechi (muda in giapponese) e agli elementi di variabilità (mura) che causavano instabilità e incertezza nei processi, dando vita al cosiddetto modello di Toyota Production System (TPS).  

Il resto è storia.

E come si può notare, tutto nacque da due elementi tanto semplici quanto fondamentali:

  • l’abilità di Ono di mettere in discussione lo status quo e le abitudini produttive indiscusse che lo precedevano;
  • la decisione di Ohno di coinvolgere in prima persona il personale nell’attività di miglioramento attivata.

 

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Gli ambiti dove si possono applicare i concetti lean

Secondo una ricerca condotta dall’istituto di ricerca americano Lean Enterprise Research Centre (LERC) ben il 60% delle attività che vengono svolte in azienda in un qualunque processo produttivo (inclusi quelli di servizi o negli uffici) sono sprechi nel senso che non portano un valore aggiunto per il cliente ma sono attività che vengono fatte senza una gestione adeguatamente controllata  e “strategica” delle attività.

Il lato positivo di questa statistica è che ogni azienda ha sotto di sè l’immenso potenziale di ridurre i propri i costi, purché in ottica di approccio lean. Il semplice taglio dei costi infatti non è una soluzione realmente efficace. Tagliare in modo indiscriminato spese e consumi diretti non fa parte dell’approccio lean. Si tratta invece di rianalizzare attentamente il processo di creazione del valore  in azienda e poi attuare solo azioni e investimenti efficaci, eliminando invece quelli che non creano valore aggiunto.

Si tratta molto spesso di piccoli cambiamenti capaci di portare grandi risultati in termini di riduzione delle ore lavorate, di consumo di materie prime, dei costi di magazzino, ma anche nelle attività degli uffici (lean office), nella gestione della catena di fornitura (lean supply chain), nelle attività di marketing (lean marketing), nella gestione dei flussi finanziari (lean accounting).

approccio leanMa non solo nel mondo aziendale l’approccio lean è di grande valore. Persino il mondo del calcio se ne sta accorgendo.

Qualche tempo fa diverse testate giornalistiche hanno riportato la notizia per cui il mister del Toro, Davide Nicola in conferenza stampa ha dichiarato che sta utilizzando il Metodo Kaizen con la squadra. “Di fatto il Kaizen segue dei principi ben precisi, tutti volti verso l’umanizzazione del posto di lavoro: la linea d’azione è sempre legata alle esigenze dei singoli componenti della squadra i quali, sentendosi compresi, tenderanno ad essere coinvolti ed identificarsi con la visione complessiva degli obiettivi, facendo sì che la vittoria non sia vista come un’imposizione, ma come una volontà particolare e generale. Su questa filosofia Nicola sta improntando il suo lavoro mentale con il suo Toro, un lavoro mentale che sta iniziando ad ottenere risultati positivi.”

E’ possibile migliorare QUALUNQUE realtà professionale, lavorativa, qualunque processo, quando hai dalla tua la potenza della semplicità di questo metodo.

Come si implementa l’approccio lean in azienda

Uno degli strumenti più validi per iniziare a praticare l’approccio Lean è la Value Stream Mapping VSM, sviluppato in particolare nell’industria giapponese, che mira ad ottimizzare i tempi di di un processo tramite l’analisi di ogni singola attività. In estrema sintesi, il Lean management cerca di distinguere attività a valore aggiunto dalle attività non a valore aggiunto, ovvero gli sprechi (muda in giapponese); tali sprechi devono in seguito essere ridotti o eliminati dal processo di lavoro.

Ma sono molti altri gli strumenti a disposizione dell’approccio lean come ad esempio il famosissimo metodo 5 s che aiuta l’azienda a raggiungere l’eccellenza operativa tramite il miglioramento del posto di lavoro: ordineorganizzazione e pulizia. Trattasi di attività semplici ma non banali e scontate. L’applicazione delle 5 S coinvolge l’intera fabbrica mediante una serie di attività pratiche sul posto di lavoro i cui benefici vanno ben oltre l’operatività materiale, arrivando a riguardare il miglioramento dell’ambiente di lavoro e il benessere aziendale. 

Questo succede perché l’approccio lean prevede un coinvolgimento attivo e costruttivo di tutte le persone coinvolte in azienda.

Un’altra delle idee alla base dell’approccio lean infatti è l’importanza fondamentale di abbattere le barriere che impediscono ai dipendenti di collaborare e condividere informazioni in tempo reale. Uno dei pilastri fondamentali del Sistema Toyota è che le persone costituiscono la principale risorsa strategica di ogni organizzazione e sono anche il fattore critico nei processi di cambiamento e innovazione strategica. Per questo, nel sistema Toyota, si lavora attivamente per coltivare capacità comunicative che permettono una maggiore efficacia nella gestione delle relazioni interpersonali, oltre che nel trasferimento strategico di informazioni o nell’implementazione di attività di trasformazione, riorganizzazione e innovazione aziendale.

Leggi anche Obeya Room per la Comunicazione efficace in azienda

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